अगर आपको किसी चीज की लिस्ट बनाने की जरूरत है,आईटी इसएक्सेल को डिफ़ॉल्ट रिपॉजिटरी के रूप में देखने के लिए आकर्षक: आखिरकार, यह आपके लिए या कुछ करीबी सहयोगियों के लिए वस्तुओं की एक छोटी सूची है।
शायद आपको कुछ अधिक परिष्कृत की आवश्यकता है, जैसे कि गणना के लिए सूत्र या डेटा संग्रह और प्रसंस्करण को स्वचालित करने के लिए मैक्रो प्रोग्रामिंग।
दुर्भाग्य से, आप जिस आसानी से एक्सेल या प्रतिद्वंद्वी स्प्रेडशीट प्रोग्राम में काम करना शुरू कर सकते हैं, वह भी इसकी सबसे बड़ी समस्याओं में से एक है। एक्सेल में एक छोटी परियोजना के रूप में जो शुरू होता है वह बड़े पैमाने पर बढ़ता है, जिस बिंदु पर आप गति और स्थिरता के मुद्दों या यहां तक कि एक विकास समस्या का भी सामना कर सकते हैं जिसे आप हल नहीं कर सकते हैं।
इसके अलावा, बड़े डेटा प्रबंधन कार्य अक्सर महत्वपूर्ण चुनौतियां पेश करते हैं, जैसे संगठन, कार्यान्वयन, फाइलों का वर्गीकरण, डेटाबेस प्रबंधन, उपयोगकर्ता सहयोग, और बहुत कुछ। डेटाबेस की संरचना को तोड़ने के लिए केवल डेटा को गलत क्षेत्र में रखना, डेटा को असंगत रूप से टाइप करना, या यहां तक कि दो लोगों को एक ही शीट पर काम करना है। कई चीजें गलत हो सकती हैं, जिससे समय की देरी हो सकती है और संभावित डेटा हानि हो सकती है।
यह आलेख एक्सेल स्प्रैडशीट्स का उपयोग करते समय आने वाले सबसे आम मुद्दों, उनसे कैसे निपटें, और जब आप डुबकी लेना और डेटाबेस पर स्विच करना बेहतर समझते हैं, तो यह आलेख बताता है।
अंक # 1: एक्सेल मल्टी-यूजर एडिटिंग
जब एक्सेल सिस्टम व्यवस्थित रूप से विकसित होते हैं, तो आप जल्दी से समस्याओं में भाग लेते हैं जहां एक उपयोगकर्ता किसी विशेष समय पर कार्यपुस्तिका खोलता है, और दूसरे व्यक्ति को बताया जाता है कि यह पहले से ही खुला है। दूसरा उपयोगकर्ता केवल-पढ़ने के लिए संस्करण को रद्द कर सकता है, प्रतीक्षा कर सकता है या देख सकता है। जब अन्य व्यक्ति कार्यपुस्तिका से बाहर निकलता है तो आपको यह बताने का एक्सेल का वादा एक जुआ है क्योंकि यह अक्सर उस स्थिति की जांच नहीं करता है, और यह आपको कभी भी प्रबुद्ध नहीं कर सकता है। अगर ऐसा होता भी है, तो कोई अन्य व्यक्ति लॉग इन कर सकता है और आपके सामने फ़ाइल खोल सकता है।
एकल उपयोगकर्ता प्रभावों से बचने के लिए, आप एक्सेल ऑनलाइन (एक्सेल का कट-डाउन, वेब-आधारित संस्करण) का उपयोग कर सकते हैं या चालू कर सकते हैं साझा कार्यपुस्तिका विशेषता। स्प्रैडशीट साझा करने के तरीके के बारे में एक त्वरित मार्गदर्शिका यहां दी गई है।
- अपनी वांछित स्प्रेडशीट खोलें और पर क्लिक करें फ़ाइल .
- अगला, पर क्लिक करें शेयर एक नई विंडो खोलने के लिए।
- अब, उस उपयोगकर्ता की जानकारी दर्ज करें जिसे आप स्प्रेडशीट साझा करना चाहते हैं।
आप डेटा को कई कार्यपुस्तिकाओं में भी विभाजित कर सकते हैं ताकि अलग-अलग लोग एक-दूसरे के पैर की उंगलियों पर चलने के बिना अलग-अलग कार्यपुस्तिकाओं पर काम करें।
अंक #2: एक्सेल साझा कार्यपुस्तिका
एक्सेल ऑनलाइन कई संपादकों को डिफ़ॉल्ट रूप से अनुमति देता है, लेकिन इसमें बहुत अधिक कार्यक्षमता नहीं है। सेवा किसी भी चीज़ के लिए सबसे सरल कार्यों के लिए दावेदार नहीं है। हालांकि साझा कार्यपुस्तिका सुविधा ऐसा लगता है कि इसे काम करना चाहिए, यह प्रतिबंधों से भरा है। उदाहरण के लिए, यदि कार्यपुस्तिका साझा की जाती है, तो आप तालिका नहीं बना सकते हैं या कक्षों के ब्लॉक को हटा नहीं सकते हैं।
जब एक्सेल सिस्टम व्यवस्थित रूप से विकसित होते हैं, तो आप इस समस्या में भाग लेते हैं कि किसी एक समय में केवल एक उपयोगकर्ता ही कार्यपुस्तिका खोल सकता है।
कुछ ऑनलाइन एक्सेल प्रतिबंधों के लिए समाधान हैं। दूसरों के लिए, यह पहले से सेट की गई कार्यपुस्तिका का उपयोग करने के बजाय कार्यपुस्तिका की संरचना को बदलने की बात है-लेकिन यह परिदृश्य अक्सर रास्ते में आता है। परिणामस्वरूप, किसी साझा कार्यपुस्तिका का उसी तरह उपयोग करना असंभव है जिस तरह से आप सामान्य, एकल-उपयोगकर्ता कार्यपुस्तिका का उपयोग कर सकते हैं।
हर बार कार्यपुस्तिका के सहेजे जाने पर साझा कार्यपुस्तिकाओं में परिवर्तन उपयोगकर्ताओं के बीच सिंक्रनाइज़ किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, हर पांच मिनट में एक बचत को मजबूर करते हुए, यह क्रिया एक समयबद्ध समय पर रखी जाती है। हालांकि, नियमित बचत और प्रत्येक उपयोगकर्ता के परिवर्तनों की ट्रैकिंग का ओवरहेड काफी बड़ा है। वर्कबुक जल्दी से आकार में गुब्बारा कर सकती है और आपके नेटवर्क पर दबाव डाल सकती है, अन्य सिस्टम को धीमा कर सकती है।
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अंक #3: एक्सेल लिंक्ड वर्कबुक
अपने डेटा को कई कार्यपुस्तिकाओं में विभाजित करने से बहु-उपयोगकर्ता संपादन की समस्या का समाधान मिल सकता है। फिर भी, उनके बीच लिंक होने की संभावना होगी ताकि एक में दर्ज किए गए मान दूसरे में उपयोग किए जा सकें। कार्यपुस्तिकाओं के बीच लिंक एक कार्यपुस्तिका में अलग-अलग शीट रखने के बजाय अलग-अलग डेटा को अलग-अलग फाइलों में रखने के लिए भी उपयोगी होते हैं।
ताज्जुब की बात है कि ये कड़ियाँ हताशा और अस्थिरता का एक और स्रोत हैं। वे निरपेक्ष हो जाते हैं, जिसमें स्रोत कार्यपुस्तिका का पूर्ण पथ, या रिश्तेदार, स्रोत और गंतव्य पथ के बीच का अंतर शामिल है। हालांकि यह समझदार लगता है, एक्सेल प्रत्येक प्रकार के लिंक का उपयोग करने और उन्हें बदलने का निर्णय लेने के लिए रहस्यमय नियमों को नियोजित करता है।
नियम कई विकल्पों द्वारा शासित होते हैं और लिंक डालने से पहले कार्यपुस्तिका सहेजी गई है या नहीं। जब आप कार्यपुस्तिका को सहेजते हैं या खोलते हैं और उपयोग करते हैं तो लिंक भी बदल जाते हैं के रूप रक्षित करें डुप्लिकेट बनाने के लिए, फ़ाइल का उपयोग करके कॉपी करने के बजाय फाइल ढूँढने वाला . इस सारे भ्रम और अनिश्चितता का नतीजा यह है कि कार्यपुस्तिकाओं के बीच की कड़ियाँ आसानी से टूट जाती हैं, और टूटी कड़ियों से उबरना एक समय लेने वाली प्रक्रिया है। प्रभावित फाइलों तक किसी की पहुंच नहीं है।
लिंक किए गए डेटा केवल तभी अपडेट होते हैं जब फ़ाइलें खुलती हैं जब तक कि आप विशेष रूप से क्लिक नहीं करते डेटा> क्वेरी और कनेक्शन> लिंक संपादित करें> मान अपडेट करें। यहाँ एक त्वरित प्रदर्शन है।
- अपनी वांछित स्प्रेडशीट खोलें और क्लिक करें डेटा .
- अब, पता लगाएँ प्रश्न और सम्बन्ध और क्लिक करें लिंक संपादित करें .
- फिर, चुनें अद्यतन मान .
यदि आपके लिंक दो कार्यपुस्तिकाओं के बीच नहीं हैं, लेकिन तीन या अधिक को कवर करते हैं, तो आपको सभी कार्यपुस्तिकाओं को सही क्रम में खोलना होगा ताकि किसी भी अद्यतन डेटा प्रक्रिया को पहले से दूसरे से तीसरे तक सही क्रम में सुनिश्चित किया जा सके। यदि आपने पहली कार्यपुस्तिका में कोई मान परिवर्तित किया और फिर तीसरा खोला, तो उसमें कोई परिवर्तन नहीं दिखाई देगा क्योंकि दूसरी कार्यपुस्तिका ने अपने मानों को अद्यतन नहीं किया था।
यह डेटा श्रृखंला तार्किक है, लेकिन इससे इस बात की संभावना बढ़ जाती है कि जानकारी या तो गलत है या आप उस कार्यपुस्तिका को खोलने का प्रयास करेंगे जिसे कोई और पहले से संपादित कर रहा है।
बेशक, आप लिंक की गई कार्यपुस्तिकाओं से पूरी तरह बचने की कोशिश कर सकते हैं, लेकिन एक मौका है कि आप एक ही डेटा को एक से अधिक कार्यपुस्तिकाओं में दर्ज कर लेंगे, और इसके साथ ही हर बार इसे थोड़ा अलग तरीके से टाइप करने का खतरा आता है।
अंक #4: एक्सेल डेटा सत्यापन
त्रुटियां किसी भी कंप्यूटर सिस्टम के डेटा में आ सकती हैं: लोग शब्दों को गलत टाइप करते हैं या नीरस नियमितता के साथ अंकों को संख्याओं में स्थानांतरित करते हैं। यदि आपका डेटा दर्ज किए जाने पर उसकी जाँच नहीं होती है, तो आपको समस्याएँ होने वाली हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल जो कुछ भी उपयोगकर्ता टाइप करता है उसे स्वीकार करता है। लुक-अप सूचियों पर सत्यापन स्थापित करना संभव है, लेकिन इन्हें बनाए रखना मुश्किल है, मुख्यतः यदि एक ही फ़ील्ड का उपयोग एक से अधिक स्थानों पर किया जाता है। यदि उपयोगकर्ताओं को बिना किसी जांच के दस्तावेज़ आईडी नंबर या ग्राहक संदर्भ संख्या दर्ज करनी है, तो गलत रिकॉर्ड को एक साथ जोड़ना आसान है। सिस्टम की डेटा अखंडता घातक रूप से समझौता हो जाती है, और डेटा का कोई भी विश्लेषण संदिग्ध होता है।
मूल कारण को समझे बिना आप पहले से ही डेटा सत्यापन समस्याओं के प्रभावों का सामना कर सकते हैं। ऐसी स्थिति पर विचार करें जहां आपके पास Excel में इनवॉइस की एक सूची है। उपयोगकर्ता प्रत्येक चालान पर ग्राहक का नाम थोड़ा अलग तरीके से टाइप करता है। नतीजतन, आपको जोन्स लिमिटेड, जोन्स लिमिटेड, जोंस लिमिटेड और जोनेस को चालान मिलते हैं। आप जानते होंगे कि ये सभी एक ही कंपनी का जिक्र कर रहे हैं, लेकिन एक्सेल ऐसा नहीं करता है। इनवॉइस डेटा का कोई भी विश्लेषण, जैसे कि महीने के हिसाब से ग्राहकों पर आधारित पिवट टेबल, कई परिणाम देता है जब केवल एक ही होना चाहिए।
अंक #5: एक्सेल नेविगेशन
बड़ी कार्यपुस्तिकाओं को नेविगेट करना चुनौतीपूर्ण है। खिड़की के निचले भाग में शीट टैब आपके रास्ते को खोजने के लिए एक भयानक तंत्र हैं जब उनमें से कई मात्रा में होते हैं। स्क्रीन पर अधिक प्रदर्शित करने योग्य टैब के साथ, आपको जो चाहिए उसे ढूंढना मुश्किल हो जाता है। शीट के माध्यम से नेविगेट करने का एक त्वरित तरीका यहां दिया गया है।
- ऊपर लाने के लिए शीट नामों के बाईं ओर तीरों पर राइट-क्लिक करें शीट सक्रिय करें संवाद।
सूची में स्क्रॉल करने से पहले केवल पहली 20 शीट सूचीबद्ध हैं। अपनी इच्छित शीट को सॉर्ट करने, समूहित करने या खोजने का कोई तरीका नहीं है। खिड़की कुछ इस तरह दिखनी चाहिए।
अंक #6: एक्सेल सुरक्षा
आप एक्सेल वर्कबुक में सुरक्षा जोड़ सकते हैं, लेकिन यह समस्याओं से भरा है। सुरक्षा डेटा के बजाय कार्यपुस्तिका की संरचना की सुरक्षा के लिए बहुत अधिक सक्षम है। आप उपयोगकर्ताओं को संरचना और सूत्र बदलने से रोकने के लिए कुछ शीट और सेल को लॉक करने का प्रयास कर सकते हैं, लेकिन यदि वे डेटा देख सकते हैं, तो वे आमतौर पर इसमें से कोई भी या सभी को बदल सकते हैं (जब तक कि आप कुछ रचनात्मक मैक्रो प्रोग्रामिंग नहीं करते)।
अंक #7: एक्सेल स्पीड की समस्या
एक्सेल सबसे तेज़ एप्लिकेशन नहीं है, और इसकी प्रोग्रामिंग भाषा, वीबीए, सी # जैसी अधिक पेशेवर प्रोग्रामिंग भाषाओं की तुलना में सुस्त है। यह परिदृश्य एक्सेल के इच्छित उपयोग और लचीली प्रकृति से उपजा है। आखिरकार, यह एक स्प्रेडशीट इंजन है। हां, डेटा की सूचियों को प्रबंधित करने के लिए एक्सेल वीबीए को सेवा में दबाया जा सकता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि यह उस तरह के काम के लिए सबसे अच्छा विकल्प है। अन्य एप्लिकेशन ऐसे कार्यों के लिए बेहतर अनुकूल हैं- मुख्यतः क्योंकि वे उन्हें करने के लिए स्पष्ट रूप से डिज़ाइन किए गए हैं।
यदि आप इस लेख में उल्लिखित किसी भी समस्या से जूझ रहे हैं, तो उन्हें अनदेखा न करें। संरचित डेटा संग्रहीत करने के लिए एक पेशेवर उत्तर है, जिसे डेटाबेस के रूप में जाना जाता है। यह डरावना या महंगा नहीं होना चाहिए, और इससे आपको अपने डेटा के बारे में तार्किक रूप से सोचने की अनुमति मिलनी चाहिए, यह कैसे एक साथ जुड़ता है, और आप इसके साथ कैसे इंटरैक्ट करते हैं।
ध्यान दें : यदि आप किसी स्प्रेडशीट समाधान से किसी डेटाबेस में जा रहे हैं, तो स्प्रैडशीट डिज़ाइन को धीरे-धीरे डुप्लिकेट न करें, इसे बेहतर बनाने का अवसर लें।
सामान्य-उद्देश्य वाले डेटाबेस अनुप्रयोग उपलब्ध हैं, जिनके साथ आप एक बीस्पोक समाधान का निर्माण कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप पा सकते हैं कि एक विशेषज्ञ डेटाबेस एप्लिकेशन - जिसे पहले से ही आपके लिए आवश्यक उद्देश्य के लिए डिज़ाइन किया गया है - सस्ता, लागू करने में तेज़ और बेहतर फिट है।
रोबोक्स पर किसी को अनब्लॉक कैसे करें
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास ग्राहकों की सूची है और उनके साथ आपके सभी इंटरैक्शन का विवरण है, तो इसे ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) प्रणाली माना जाता है। अपने फैंसी नाम के बावजूद, CRM सिस्टम एक विशेष डेटाबेस है। इसी तरह, QuickBooks और Sage जैसे खाता पैकेज विशेषज्ञ डेटाबेस हैं। यदि आपको कोई पूर्व-निर्मित एप्लिकेशन नहीं मिल रहा है जो आपकी विशेष आवश्यकताओं के अनुरूप है, तो आप इसे स्वयं बना सकते हैं या अपने आईटी विभाग या सलाहकार द्वारा आपके लिए बना सकते हैं।
सबसे आम डेटाबेस प्रकार एक रिलेशनल डेटाबेस है, जो अपने डेटा को तालिकाओं में संग्रहीत करता है और इसमें पंक्तियों और स्तंभों का समावेश होता है। प्रत्येक पंक्ति में एक अलग आइटम के लिए डेटा होता है। उदाहरण के लिए, प्रत्येक कॉलम विषय की एक अलग विशेषता का वर्णन करता है, जैसे ग्राहक का नाम या क्रेडिट सीमा।
रिकॉर्ड बनाने के लिए आपको केवल एक बार ग्राहक का डेटा दर्ज करना होगा, और फिर आप इसे जितने चाहें उतने चालानों पर उपयोग कर सकते हैं।
तालिकाओं में उनके बीच संबंध परिभाषित होते हैं, जैसे कि, एक चालान में ग्राहक आईडी होती है। इस प्रक्रिया का मतलब है कि आप किसी विशेष ग्राहक के लिए सभी चालान आसानी से ढूंढ सकते हैं या किसी विशिष्ट चालान से ग्राहक का फोन नंबर प्राप्त कर सकते हैं। ग्राहक रिकॉर्ड बनाने के लिए आपको केवल एक बार ग्राहक का डेटा दर्ज करना होगा, और फिर आप इसे फिर से टाइप किए बिना जितने चाहें उतने चालानों पर उपयोग कर सकते हैं। डेटाबेस बनाने के लिए, आपको इन तालिकाओं और संबंधों को परिभाषित करना होगा और फिर उन स्क्रीन लेआउट को परिभाषित करना होगा जिनका उपयोग आप डेटा को सूचीबद्ध और संपादित करने के लिए करना चाहते हैं।
वहाँ दर्जनों डेटाबेस अनुप्रयोग हैं। कुछ का उपयोग करना आसान है और पूरे काम को करते हैं, जिससे आप टेबल, डेटा-एंट्री स्क्रीन और रिपोर्ट को परिभाषित कर सकते हैं। अन्य विशिष्ट क्षेत्रों में अधिक पूर्ण विशेषताओं वाले होते हैं लेकिन पूर्ण कार्य करने के लिए अन्य उपकरणों की आवश्यकता होती है।
उदाहरण के लिए, तालिकाओं और संबंधों को परिभाषित करते समय और मजबूत विश्लेषण और रिपोर्टिंग सुविधाओं के साथ एक कार्यक्रम विश्वसनीय हो सकता है। फिर भी, एप्लिकेशन में अंततः डेटा-एंट्री स्क्रीन निर्धारित करने के लिए किसी भी उपकरण का अभाव है। Microsoft SQL सर्वर यहाँ स्पष्ट उदाहरण है। अन्य बड़े डेटाबेस सिस्टम की तरह, SQL सर्वर बैक-एंड की देखभाल करता है और आपसे फ्रंट-एंड को विकसित करने के लिए विजुअल स्टूडियो जैसे किसी अन्य टूल का उपयोग करने की अपेक्षा करता है।
आपके लिए कौन से डेटाबेस विकल्प सही हैं?
डेटाबेस विकल्प # 1: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस
एक्सेस डेस्कटॉप डेटाबेस के दादाजी में से एक है। इसका उपयोग करना आसान है लेकिन दुरुपयोग करना आसान है। आप टेबल, स्क्रीन और रिपोर्ट्स को स्क्रैच से डिज़ाइन कर सकते हैं या टेम्प्लेट से शुरू कर सकते हैं। कुछ टेम्प्लेट खुले तौर पर अमेरिकी हैं और हमेशा अच्छा अभ्यास नहीं सिखाते हैं, लेकिन वे आपको जल्दी शुरू कर देते हैं। स्क्रीन और प्रोग्रामिंग सुविधाएं काफी परिष्कृत हो सकती हैं। आप फ़ाइल शेयरों पर भरोसा करने के बजाय अपने समाप्त आवेदन को अपने इंट्रानेट (इंटरनेट नहीं) के माध्यम से अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए तैनात कर सकते हैं।
डेटाबेस विकल्प #2: माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट
SharePoint एक डेटाबेस है, साथ ही एक दस्तावेज़-भंडारण तंत्र भी है। आप इसका उपयोग सरल सूचियों को संकलित करने और उन्हें एक साथ जोड़ने के लिए कर सकते हैं। प्रपत्र डिज़ाइनर थोड़ा परिष्कृत है, लेकिन अनुकूलन अभी भी संभव है। Excel में संचित डेटा की सूची को हथियाने और उसे कस्टम सूची में रखने की SharePoint की क्षमता उपयोगी है। प्रोग्राम आपके नेटवर्क पर सभी के लिए कस्टम सूची उपलब्ध कराता है और आपको यह प्रतिबंधित करने के लिए सुरक्षा जोड़ने में सक्षम बनाता है कि कौन उस डेटा के साथ क्या कर सकता है। जब भी कोई रिकॉर्ड जोड़ता, संपादित करता या हटाता है, तो आप SharePoint से आपको ईमेल द्वारा सचेत करने के लिए कह सकते हैं। यदि आप लोगों, कैलेंडर आइटम्स या कार्यों से संबंधित डेटा संग्रहीत कर रहे हैं, तो आप उस डेटा को Outlook के साथ सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं।
डेटाबेस विकल्प #3: ज़ोहो क्रिएटर
ज़ोहो ऑफिस एक वेब एप्लिकेशन है जिसमें एक डेटाबेस शामिल है जो अपने रूपों को सरल, सहज तरीके से फैलाने के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप कार्यक्षमता का उपयोग करता है। ड्रैग-एंड-ड्रॉप प्रक्रिया का उपयोग इंटरैक्शन और वर्कफ़्लोज़ को प्रोग्राम करने के लिए भी किया जाता है। एक वेब सेवा के रूप में, आपका डेटा और एप्लिकेशन आपके डेटा को निजी रखने के लिए सरल सुरक्षा के साथ कहीं से भी उपलब्ध हैं। ज़ोहो प्रति उपयोगकर्ता, प्रति माह के आधार पर शुल्क लेता है, लेकिन यह उस स्थापित मूल्य के लिए आपके द्वारा संग्रहीत किए जा सकने वाले रिकॉर्ड की संख्या को सीमित करता है। अधिक डेटा संग्रहीत करते समय या ईमेल एकीकरण जैसी अन्य सुविधाओं के लिए कार्यक्रम की अतिरिक्त लागत होती है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, एक्सेल कई सुविधाएँ प्रदान करता है लेकिन हर एक के भीतर कुछ क्षेत्रों में इसका अभाव है। कभी-कभी, कोई अन्य एप्लिकेशन काम को बेहतर तरीके से करता है, खासकर अगर यह विशेष रूप से कार्य के लिए डिज़ाइन किया गया हो। दूसरी बार, एक्सेल ठीक काम करता है, जैसे कि छोटे डेटाबेस के लिए, जब तक आप जानते हैं कि समस्याओं को पहली जगह में होने से कैसे रोका जाए।
