क्या आप जानते हैं कि आपकी एक्सेल शीट में 1,048,576 पंक्तियाँ हो सकती हैं? सही बात है। अब इन पंक्तियों में से प्रत्येक को मैन्युअल रूप से संख्याएँ निर्दिष्ट करने की कल्पना करें। निस्संदेह, यह एक ऐसा कार्य है जो निराशाजनक और समय लेने वाला हो सकता है। शुरुआत के लिए, आप गलतियाँ कर सकते हैं और संख्याओं को दोहरा सकते हैं, एक ऐसी स्थिति जो डेटा विश्लेषण को जटिल बना सकती है और संभावित रूप से आपकी गणना में त्रुटियों का परिणाम हो सकता है। और खराब तरीके से व्यवस्थित या त्रुटियों से लदे दस्तावेज़ को पेश करने से ज्यादा शर्मनाक कुछ नहीं है।
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यह आपको अप्रस्तुत और गैर-पेशेवर दिख सकता है।
अच्छी बात यह है कि एक्सेल आपके लिए पूरी मेहनत कर सकता है। आप इसे पंक्ति संख्याओं को स्वत: भरने के लिए आदेश दे सकते हैं और अपने दस्तावेज़ पर बहुत तेज़ गति से काम करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।
यह आलेख आपको दिखाएगा कि Excel में स्वचालित रूप से पंक्तियों की संख्या कैसे करें।
Excel में स्वचालित रूप से पंक्तियों की संख्या कैसे करें
एक उत्कृष्ट एक्सेल वर्कशीट या वर्कबुक विकसित करने के लिए, अपने डेटा को सुव्यवस्थित तरीके से दर्ज करना अनिवार्य है। आप चाहते हैं कि प्रत्येक पंक्ति में एक विशिष्ट पहचानकर्ता हो जो दर्शकों के लिए विश्लेषण या प्रस्तुति के लिए विशिष्ट पंक्तियों को एकल करने में आपकी सहायता करता है।
अद्वितीय पहचानकर्ता बनाने के लिए पंक्तियों को क्रमांकित करना सबसे अच्छा तरीका है।
यदि आपका दस्तावेज़ बहुत बड़ा नहीं है, तो आप अपने कीबोर्ड पर बस कुछ स्ट्रोक के साथ मैन्युअल रूप से नंबर असाइन कर सकते हैं। लेकिन यह शायद ही कोई विकल्प है यदि आपकी शीट में सैकड़ों या हजारों पंक्तियाँ हैं। प्रत्येक पंक्ति को मैन्युअल रूप से क्रमांकित करने से बहुमूल्य समय बर्बाद होगा जिसका उपयोग आपकी शीट के अधिक तकनीकी बिट्स को संभालने के लिए किया जा सकता है।
सौभाग्य से, एक्सेल कई टूल के साथ आता है जो आपको स्वचालित रूप से नंबर असाइन करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यह आपको अपने समय के साथ और अधिक किफायती होने में मदद कर सकता है और एक सुव्यवस्थित दस्तावेज़ तैयार कर सकता है जो न केवल सटीक है बल्कि आंखों पर भी आसान है।
आइए देखें कि इनमें से प्रत्येक उपकरण कैसे काम करता है।
भरण हैंडल का उपयोग करना
एक्सेल फिल हैंडल - जिसे ड्रैग फिल हैंडल भी कहा जाता है - एक छोटा तीर बटन है जो एक सक्रिय सेल के निचले बाएं कोने में दिखाई देता है। इसका उपयोग पिछली पंक्तियों में निहित जानकारी के आधार पर कॉलम में सेल की एक श्रृंखला को ऑटो-पॉप्युलेट करने के लिए किया जाता है।
भरण हैंडल एक पैटर्न की पहचान करके और फिर उसका अनुसरण करके काम करता है।
भरण हैंडल का उपयोग करके एक्सेल में स्वचालित रूप से पंक्तियों की संख्या कैसे करें:
- अपनी एक्सेल शीट खोलें।
- वांछित कॉलम में पहले सेल में पहला मान (1) दर्ज करें।
- दूसरे मान (2) को पहले वाले के ठीक नीचे वाले सेल में दर्ज करें।
- दोनों कोशिकाओं का चयन करें।
- निचले सेल के निचले दाएं कोने में स्थित भरण हैंडल को दबाकर रखें।
- जब तक आप उन सभी पंक्तियों का चयन नहीं कर लेते, जिन्हें आप नंबर असाइन करना चाहते हैं, तब तक हैंडल को धीरे से नीचे खींचें
- एक बार जब आप रुचि की अंतिम पंक्ति में पहुंच जाते हैं, तो अपने माउस को छोड़ दें।
इन चरणों के बाद, एक्सेल चुने हुए कॉलम में सभी सेल्स को सीरियल नंबरों के साथ पॉप्युलेट करेगा - 1 से नीचे जो भी नंबर आप चाहते हैं।
रो फ़ंक्शन का उपयोग करना
भरण हैंडल और श्रृंखला फ़ंक्शन निष्पादित करने के लिए सरल हैं, लेकिन वे एक महत्वपूर्ण क्षेत्र में विफल हो जाते हैं: ऑटो-अपडेटिंग नंबर जब आप अपनी शीट में कुछ पंक्तियाँ जोड़ते हैं या कुछ को हटा भी देते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप पंक्तियों 3 और 4 के बीच एक नई पंक्ति सम्मिलित करते हैं, तो नई पंक्ति को क्रमांकित नहीं किया जाएगा। आपको पूरे कॉलम को प्रारूपित करना होगा और किसी भी कमांड को नए सिरे से निष्पादित करना होगा।
ROW फ़ंक्शन दर्ज करें, और समस्या गायब हो जाती है!
पंक्ति फ़ंक्शन के साथ, आप उन संख्याओं को निर्दिष्ट करने में सक्षम होते हैं जो कुछ पंक्तियों को हटाए जाने या नई डालने पर स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती हैं।
यहां फ़ंक्शन का उपयोग करने का तरीका बताया गया है:
- पहले सेल पर क्लिक करें जहां ऑटोमेटिक नंबरिंग शुरू होगी।
- सेल में निम्न सूत्र दर्ज करें:
|_+_|
उस समय, संदर्भ पंक्ति को तदनुसार बदलना याद रखें। हमने मान लिया है कि हमारी संदर्भ पंक्ति यहाँ A2 है, लेकिन यह आपकी फ़ाइल की कोई अन्य पंक्ति हो सकती है। इस पर निर्भर करते हुए कि आप अपनी पंक्ति संख्याएँ कहाँ दिखाना चाहते हैं, यह A3, B2, या यहाँ तक कि C5 भी हो सकती है।
यदि क्रमांकित किया जाने वाला पहला कक्ष A3 है, तो सूत्र |_+_| में बदल जाता है। यदि यह C5 है, तो उपयोग करने का सूत्र है |_+_| - 4 - एक बार चयनित सेल को एक नंबर असाइन किए जाने के बाद, कर्सर को निचले बाएँ कोने में ड्रैग हैंडल पर होवर करें और इसे अपनी श्रृंखला में अंतिम सेल तक नीचे खींचें।
बिना खींचे एक्सेल में स्वचालित रूप से पंक्तियों की संख्या कैसे करें
जब तक आप उन सभी पंक्तियों का चयन नहीं कर लेते, जिन्हें आप संख्याएँ असाइन करना चाहते हैं, तब तक भरण हैंडल को नीचे खींचकर केवल कुछ पंक्तियों के साथ छोटी एक्सेल फ़ाइलों के लिए पूरी तरह से काम करता है। यदि फ़ाइल में सैकड़ों या हजारों पंक्तियाँ हैं, तो खींचना थोड़ा थकाऊ और समय लेने वाला हो सकता है।
सौभाग्य से, एक्सेल ड्रैग बटन का उपयोग किए बिना आपकी पंक्तियों को स्वचालित रूप से क्रमांकित करने का एक तरीका प्रदान करता है: भरण श्रृंखला फ़ंक्शन।
एक्सेल भरण श्रृंखला फ़ंक्शन का उपयोग कोशिकाओं की एक निर्दिष्ट श्रेणी के भीतर अनुक्रमिक मान उत्पन्न करने के लिए किया जाता है। भरण हैंडल फ़ंक्शन के विपरीत, यह फ़ंक्शन आपको बहुत अधिक नियंत्रण देता है। यह आपको पहला मान (जो 1 होने की आवश्यकता नहीं है), चरण मान, साथ ही अंतिम (स्टॉप) मान निर्दिष्ट करने का मौका देता है।
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उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके प्रारंभ, चरण और स्टॉप के मान क्रमशः 1, 1, और 10 हैं। इस स्थिति में, भरण श्रृंखला सुविधा चयनित कॉलम में 10 पंक्तियों को स्वतः भर देगी, पहली सेल में 1 से शुरू होकर, दूसरी सेल में 2 से, अंतिम सेल में 10 के माध्यम से।
यहां फ़िल सीरीज़ फ़ंक्शन का उपयोग करके एक्सेल में पंक्ति संख्याओं को स्वतः भरने का तरीका बताया गया है:
- पहले सेल का चयन करें जिसमें आप एक नंबर असाइन करना चाहते हैं।
- पहले सेल में पहला मान, मान लीजिए 10 दर्ज करें।
- अपनी शीट के शीर्ष पर होम पर क्लिक करें।
- फिल पर क्लिक करें और फिर ड्रॉपडाउन मेनू से सीरीज चुनें। इससे आपकी शीट के बीच में एक फ्लोटिंग डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा।
- डायलॉग बॉक्स में, 'सीरीज़ इन' सेक्शन से 'कॉलम' चुनें।
- इस बिंदु पर, चरण मान (डिफ़ॉल्ट रूप से 1) दर्ज करें और फिर दिए गए रिक्त स्थान में स्टॉप मान दर्ज करें।
- ओके . पर क्लिक करें
और वोइला! आसान पहचान के लिए चयनित कॉलम के सभी कक्षों में अब अद्वितीय और अनुक्रमिक क्रमांक होंगे।
एक्सेल में ऑटो नंबर फ़िल्टर की गई पंक्तियों को कैसे करें
फ़िल्टर एक ऐसा फ़ंक्शन है जो आपको मापदंड के आधार पर अपने डेटा को छानने (या टुकड़ा करने) की अनुमति देता है। यह आपको अपनी कार्यपत्रक के कुछ हिस्सों का चयन करने में सक्षम करेगा और एक्सेल केवल उन कक्षों को दिखाएगा।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास बहुत अधिक दोहराव वाला डेटा है, तो आप उन सभी पंक्तियों को आसानी से फ़िल्टर कर सकते हैं और बस वही छोड़ सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है। किसी भी समय केवल अनफ़िल्टर्ड पंक्तियों को स्क्रीन पर दिखाया जाएगा।
डेटा प्रस्तुत करते समय, फ़िल्टरिंग आपको एक ही बार में बहुत अधिक जानकारी फेंके बिना केवल वही साझा करने में सक्षम बनाता है जो आपके दर्शकों को चाहिए। यह स्थिति डेटा विश्लेषण को भ्रमित और जटिल कर सकती है।
भले ही आपने अपना डेटा फ़िल्टर कर दिया हो, फिर भी आप अपनी शीट में पंक्ति क्रमांकन जोड़ सकते हैं।
यहां बताया गया है कि इसके बारे में कैसे जाना है।
- अपना डेटा फ़िल्टर करें।
- पहले सेल का चयन करें जिसमें आप एक नंबर असाइन करना चाहते हैं और फिर निम्न सूत्र दर्ज करें:
|_+_|
पहला तर्क, 3, एक्सेल को श्रेणी में संख्याओं की गणना करने का निर्देश देता है।
दूसरा तर्क, $B:B2, केवल उन कक्षों की श्रेणी है जिन्हें आप गिनना चाहते हैं। - सेल के निचले दाएं कोने में फिल हैंडल (+) को पकड़ें और निर्दिष्ट रेंज में अन्य सभी सेल को पॉप्युलेट करने के लिए इसे नीचे की ओर खींचें।
व्यवस्थित रहें
एक्सेल डेटा के प्रबंधन और सभी प्रकार की गणना करने के लिए एक उपयोगी उपकरण है। लेकिन यह हमेशा आपके जीवन को आसान नहीं बनाता है। एक कार्य जो समय लेने वाला और निराशाजनक हो सकता है वह है पंक्तियों को संख्याएँ निर्दिष्ट करना।
सौभाग्य से, संख्याएँ स्वचालित रूप से निर्दिष्ट करने में आपकी सहायता करने के लिए कई उपकरण हैं। पढ़ने में आसान एक सुव्यवस्थित फ़ाइल बनाने का यह एक अचूक तरीका हो सकता है।
क्या आपने इस आलेख में वर्णित किसी भी एक्सेल नंबरिंग फ़ंक्शन को निष्पादित करने का प्रयास किया है? काम किया?
नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमें बताएं।
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