मुझसे दूसरे दिन एक प्रश्न पूछा गया था जब किसी को जीमेल का उपयोग करने का तरीका दिखाया गया था और यह पहली बार नहीं था जब मैंने इसे सुना था। सवाल यह था कि 'मैं जीमेल में ड्राफ्ट की प्रतियां कैसे बनाऊं ताकि ग्राहकों को जवाब देने में ज्यादा समय न लगे?' जैसा कि मैंने यहां टेकजंकी पर नियमित रूप से सवालों के जवाब देने की कोशिश की, मुझे लगा कि यह एक प्रमुख उम्मीदवार है।
वास्तव में जो प्रश्न पूछ रहा है वह मसौदे की प्रतियों को सहेजने की तुलना में ईमेल टेम्पलेट्स के बारे में अधिक है। मैं किसी को दिखा रहा था कि अपने नए व्यावसायिक ईमेल के लिए ऑटोरेस्पोन्डर और लेबल कैसे सेट करें। वे चाहते थे कि कुछ बॉयलरप्लेट ईमेल क्लाइंट्स को भेजें ताकि उन्हें पूरे दिन व्यवस्थापक द्वारा बिना उलझाए लूप में रखा जा सके। इसका उत्तर ईमेल टेम्प्लेट बनाना है।
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आप इनकी प्रतियां बना सकते हैं और यदि आप चाहें तो इन्हें ड्राफ्ट के रूप में रख सकते हैं लेकिन आप टेम्प्लेट के साथ और भी बहुत कुछ कर सकते हैं।
ईमेल टेम्प्लेट
ईमेल टेम्प्लेट सभी छोटे व्यवसाय के मालिकों या उन लोगों की बचत की कृपा हैं जो खुद को एक ही तरह के ईमेल में एक ही तरह की बातें कहते हुए पाते हैं। जब से मैंने अपना खुद का व्यवसाय शुरू किया है तब से मैंने उनका उपयोग किया है और उन्होंने वर्षों में मुझे कई सैकड़ों घंटे बचाए हैं।
ईमेल टेम्प्लेट आपको अधिक पेशेवर भी बना सकते हैं। आप तेजी से प्रतिक्रिया दे सकते हैं और एक सरल 'आपके ईमेल के लिए धन्यवाद, हमारी टीम में से एक 24 घंटे के भीतर आपसे सीधे संपर्क करेगा' ग्राहक को मूल्यवान महसूस करा सकता है। यह करना कितना आसान है, यह देखते हुए, मैं उनका उपयोग करने की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं।
मैं जीमेल में ईमेल टेम्प्लेट कैसे बनाऊं?
जीमेल टेम्पलेट्स को डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ कहता है और इससे पहले कि आप उनका उपयोग कर सकें, आपको सुविधा को सक्षम करना होगा। एक बार हो जाने के बाद, आप जितने चाहें उतने ईमेल टेम्प्लेट बना सकते हैं।
- जीमेल खोलें और लॉग इन करें।
- ऊपर बाईं ओर कॉग मेनू आइकन चुनें और सेटिंग्स चुनें।
- लैब्स टैब चुनें।
- सक्षम करने के लिए डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं (टेम्पलेट्स) को टॉगल करें।
- पृष्ठ के निचले भाग में परिवर्तन सहेजें चुनें।
अब सुविधा सक्षम है हम टेम्पलेट बनाना शुरू कर सकते हैं। आप जीमेल में इनबॉक्स से ऐसा करते हैं ताकि हम आगे बढ़ें।
- अपने इनबॉक्स से ईमेल लिखें चुनें।
- वह ईमेल बनाएं जिसे आप सामान्य रूप से बनाना चाहते हैं।
- ईमेल विंडो के नीचे दाईं ओर ग्रे डाउन एरो चुनें।
- डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ और नई डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ चुनें।
- इसे एक सार्थक नाम दें और सेव करने के लिए ओके चुनें।
एक बार जब आप अपना पूर्वनिर्धारित उत्तर सहेज लेते हैं तो आप ड्राफ़्ट को सुरक्षित रूप से हटा सकते हैं।
अपनी डिब्बाबंद प्रतिक्रिया तैयार करते समय, आपको व्यक्तिगत स्पर्श को इतना सामान्य होने के साथ संतुलित करने की आवश्यकता है कि आप किसी को नाराज न करें। इसका मतलब है कि या तो नाम और तारीख जैसी चीजों को ईमेल से बाहर कर दिया जाए और इसे टाइमस्केल्स से बदल दिया जाए। या आप भेजने से पहले उन व्यक्तिगत स्पर्शों को हाथ से जोड़ सकते हैं। उत्तरार्द्ध बेहतर है क्योंकि व्यक्तिगत स्पर्श एक संबंध बनाता है जिसे आप बना सकते हैं। हालांकि यह हमेशा संभव नहीं होता है इसलिए आपको अपने निर्णय का उपयोग करना होगा।
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अपने ईमेल टेम्पलेट का उपयोग करना
अब आपने अपना ईमेल टेम्प्लेट, या डिब्बाबंद प्रतिक्रिया बना ली है, इसका उपयोग करने का समय आ गया है। जब आपको टेम्पलेट का उपयोग करने का पहला अवसर मिले, तो यह करें:
- आप जिस ईमेल का जवाब देना चाहते हैं, उसमें से उत्तर चुनें।
- स्क्रीन के नीचे दाईं ओर ग्रे डाउन एरो चुनें।
- डिब्बाबंद प्रतिसाद चुनें और आपके द्वारा बनाए गए प्रतिसाद का चयन करें.
- ईमेल को प्रासंगिक बनाने के लिए वैयक्तिकृत डेटा जोड़ें।
- भेजें।
आप कंपोज़ का उपयोग करके और एक ताज़ा ईमेल बनाकर भी ऐसा ही कर सकते हैं लेकिन मुझे उत्तर विधि बहुत तेज़ लगती है।
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एक ईमेल ऑटोरेस्पोन्डर के रूप में अपनी पूर्व-निर्धारित प्रतिक्रिया का उपयोग करना
ईमेल टेम्प्लेट को एक कदम आगे ले जाते हुए, आने वाले ईमेल के लिए एक ऑटोरेस्पॉन्स के रूप में डिब्बाबंद प्रतिक्रिया को कैसे सेट किया जाए। आपको अपनी डिब्बाबंद प्रतिक्रिया सामान्य रखनी होगी लेकिन यह आदेशों या प्रश्नों को स्वीकार करने और अपने ग्राहक के साथ अच्छे संबंध बनाने का एक शानदार तरीका है।
- जीमेल के भीतर सेटिंग्स खोलें और फिल्टर टैब चुनें।
- एक नया फ़िल्टर टेक्स्ट लिंक बनाएं चुनें।
- फ़िल्टर को ट्रिगर करने के लिए एक मानदंड बनाएं। यह संभवतः आपके लिए अद्वितीय होगा इसलिए कुछ ऐसा चुनें जो काम करे।
- विंडो के नीचे दाईं ओर इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं चुनें।
- डिब्बाबंद प्रतिक्रिया भेजें और वह प्रतिक्रिया चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
- फ़िल्टर बनाएं चुनें.
अब जब भी फ़िल्टर मानदंड पूरे होंगे, Gmail आपकी पूर्वनिर्धारित प्रतिक्रिया स्वचालित रूप से भेज देगा। यह पावती या अपडेट के लिए आदर्श है और इसे कई तरीकों से ट्रिगर करने के लिए सेट किया जा सकता है। मेरे लिए उन सभी को यहां सूचीबद्ध करना असंभव है लेकिन आप अपने ईमेल में एक पैटर्न को पहचान लेंगे जिसका आप उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, सभी ईमेल आपके '[ईमेल संरक्षित]' ईमेल पते या 'ऑर्डर' शब्द वाले किसी भी ईमेल पर भेजते हैं। तुम्हें नया तरीका मिल गया है।
