सभी उपकरणों में ईमेल को सिंक करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

आपके पास कितने ईमेल-सक्षम डिवाइस हैं? और आप नियमित रूप से कितने का उपयोग करते हैं? मेरे लिए यह कार्यालय में एक डेस्कटॉप है, एक चंकी पावरहाउस विंडोज लैपटॉप है जिसे मैं घर पर उपयोग करता हूं और एक अधिक पोर्टेबल एक जिसे मैं यात्रा पर ले जाता हूं, एक मैक, तीन टैबलेट (यात्रा, बेडसाइड और कॉफी टेबल), और शायद चार अलग-अलग फोन मैं किसी भी समय परीक्षण कर रहा हूं।

अब मुझे एहसास हुआ कि मैं एक विशिष्ट उपयोगकर्ता नहीं हूं, खासकर जब से तीन फोन और एक टैबलेट ऋण पर हैं, लेकिन मुझे नहीं लगता कि किसी के पास वर्क पीसी, होम पीसी, लैपटॉप, ए होना कोई असामान्य बात नहीं है। फोन और संभवत: एक टैबलेट, सभी को एक ही ईमेल खाते तक पहुंच की आवश्यकता है। या अधिक संभावना है, एकाधिक खाते।

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मुझे नहीं लगता कि एक कार्य पीसी, एक होम पीसी, एक लैपटॉप, एक फोन और संभवतः एक टैबलेट होना असामान्य है

हालाँकि, समस्याएँ हैं, और वे ईमेल भेजने या प्राप्त करने से बहुत अधिक उत्पन्न नहीं होती हैं - इन दिनों अधिकांश डिवाइस ऐसा करने के लिए शानदार क्लाइंट के साथ आते हैं। नहीं, लोग अपने ईमेल को कई कंप्यूटरों और हैंडहेल्ड में ठीक से समन्वयित कर रहे हैं। यदि आप अभी भी POP3 के साथ काम कर रहे हैं (और कई लोगों को मजबूर किया जाता है), तो हो सकता है कि एक विशेष इनकमिंग ईमेल एक डिवाइस पर डाउनलोड हो और सर्वर से हटा दिया गया हो; फिर, यदि आप अपने फोन या टैबलेट से इसका उत्तर देना चाहते हैं, तो आप पाएंगे कि यह वहां नहीं है। इसी तरह, यदि आपने कुछ हफ़्ते पहले किसी ईमेल का उत्तर दिया था और आप इसे अपने भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में वापस देखना चाहते हैं - फिर से, पारंपरिक POP3 सेटअप के साथ - ऐसा करने के लिए आपको उसी मशीन पर होना होगा। यह बहुत गन्दा है।

कई समाधान हैं, और मैं यहां कई के माध्यम से चलाऊंगा - मेरी सूची व्यापक नहीं होगी, और मुझे यकीन है कि आप में से कुछ के पास अन्य (शायद बेहतर) विचार होंगे, इसलिए नीचे एक टिप्पणी जोड़ने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

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मूल बातें

आइए मूल बातें शुरू करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, अधिकांश ईमेल क्लाइंट डाउनलोड होते ही POP3 सर्वर से एक ईमेल को हटा देंगे: आपको आमतौर पर सेटिंग्स या विकल्पों में कहीं छिपा हुआ एक विकल्प मिलेगा, ईमेल को सर्वर पर xx दिनों के लिए छोड़ने के लिए। इसे 30 दिनों के लिए सेट करें, या जो भी आपके काम के माहौल के अनुकूल हो, और कम से कम आप अपने सभी उपकरणों पर अपने सभी ईमेल प्राप्त करेंगे। आपको उस समयावधि को सबसे लंबे समय तक समायोजित करने की आवश्यकता होगी कि कोई भी एक उपकरण आपके उपयोग किए बिना डेस्क पर बैठ सके। ओह, और जो अत्यंत महत्वपूर्ण है वह यह है कि आपको अपने सभी POP3 क्लाइंट पर यह कॉन्फ़िगरेशन परिवर्तन करने की आवश्यकता है - डिफ़ॉल्ट सेटिंग पर केवल एक को छोड़ दें और यह सेटअप को पूरी तरह से मार देगा।

भेजे गए ईमेल के बारे में क्या? आप उन्हें अपने सभी उपकरणों पर कैसे प्राप्त करते हैं? ठीक है, शायद यह थोड़ा अनाड़ी है, लेकिन सबसे आसान तरीका है सीसी (या अधिमानतः बीसीसी) अपने सभी ईमेल अपने आप को वापस करना। वास्तव में, आप स्वचालित रूप से ऐसा करने के लिए कई ईमेल क्लाइंट सेट करने में सक्षम होंगे। दूसरों के साथ, आउटलुक एक उदाहरण होने के नाते, आप सभी भेजे गए ईमेल को किसी अन्य पते पर स्वचालित रूप से अग्रेषित करने के लिए एक नियम बना सकते हैं, और यह आपका अपना पता हो सकता है, इस प्रकार मेल को अपने खाते में वापस लूप कर सकता है।

दुर्भाग्य से, आउटलुक 2010 के साथ आप केवल सीसी कर सकते हैं, बीसीसी ऐसे ईमेल नहीं, जो एक बड़ी समस्या नहीं है, लेकिन जब दूसरे देखते हैं कि आप अपने सभी ईमेल पर खुद को सीसी कर रहे हैं तो अजीब लग सकता है। कस्टम वीबी कोड का उपयोग करके इसके चारों ओर एक रास्ता है, और शायद यह कुछ ऐसा है जो मैं भविष्य में वापस आऊंगा।

बहुत से लोग नहीं चाहते कि Google उनके सभी ईमेल तक पहुंच बनाए और सामग्री के आधार पर विज्ञापनों और सेवाओं के साथ उन्हें लक्षित करे

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एक अन्य विकल्प, और यह एक है जिसे मैं बहुत से लोगों को सलाह देते हुए देखता हूं, एक जीमेल या हॉटमेल खाता स्थापित करना और इसे एक ईमेल संग्रह के रूप में उपयोग करना, आपके इनबाउंड और आउटबाउंड दोनों संदेशों को वहां अग्रेषित करना है। यह अच्छी तरह से काम करता है, लेकिन मुझे वास्तव में यह विशेष रूप से सुविधाजनक नहीं लगता है - उदाहरण के लिए, यदि आप एक साल पहले के ईमेल की तलाश कर रहे हैं, लेकिन उस व्यक्ति के नाम की केवल अस्पष्ट धारणा है जिसके साथ आप संवाद कर रहे थे, तो आप समाप्त करते हैं दो अलग-अलग जगहों पर कई सर्च कर रहे हैं।

आप पूछ सकते हैं, जीमेल को अपने मुख्य ईमेल प्रदाता के रूप में क्यों न इस्तेमाल करें? यह एक विकल्प है, खासकर यदि आप ऐप्स संस्करण का उपयोग करते हैं जो आपको अपने डोमेन नाम का उपयोग करने में सक्षम बनाता है (मेरा मानना ​​​​है कि हमारे सम्मानित आरडब्ल्यूसी संपादक डिक पॉउंटेन ऐसा करते हैं)। समस्याएँ उत्पन्न होती हैं यदि आपको कई स्रोतों से ईमेल का उपयोग करना और उन पर कार्य करना है - उदाहरण के लिए, मेरे पास एक मेल सर्वर है जो व्यक्तिगत और पीसी प्रो ईमेल की देखभाल करता है, फिर मेरी वेब एजेंसी के लिए cst-group.com, ऑनलाइन सर्वेक्षण के लिए demographix.com जिस कंपनी में मैं मदद करता हूं, साथ ही कुछ और। अधिकांश लोग अपने नियोक्ता या ISP को Gmail का उपयोग करने के लिए बाध्य नहीं कर सकते!

स्नूपिंग पर भी एक संभावित समस्या है, क्योंकि बहुत से लोग नहीं चाहते कि Google को उनके सभी ईमेल तक पहुंच प्राप्त हो और उन्हें सामग्री के आधार पर विज्ञापनों और सेवाओं के साथ लक्षित किया जाए। निश्चित रूप से, आप जीमेल सेटिंग्स में इससे बाहर निकल सकते हैं, लेकिन मैंने कभी भी Google से स्पष्ट बयान नहीं देखा है कि क्या यह वास्तव में ईमेल स्कैनिंग बंद कर देता है या केवल लक्षित विज्ञापन प्रदर्शित नहीं करता है। इन सभी कारणों से जीमेल और हॉटमेल कई लोगों के लिए या तो मुख्य प्रदाता या ईमेल संग्रह के रूप में व्यवहार्य विकल्प नहीं होंगे।