ईमेल भेजना एक जटिल प्रक्रिया हो सकती है। यदि आप व्यवसाय से संबंधित संदेश भेज रहे हैं, तो आपको यथासंभव सम्मानजनक होने की आवश्यकता होगी, एक को अपने बच्चे के शिक्षक के पास भेजने के लिए ईमानदारी की आवश्यकता होती है, परिवार के किसी सदस्य को एक संदेश उतना ही वापस रखा जा सकता है जितना आप कई मामलों में चाहते हैं।
सही ईमेल का मतलब है कि आपकी सामग्री छोटी है और इसे पढ़ने में आसान बनाने के लिए है। आपके साइन-ऑफ़ को प्रतिबिंबित करने की आवश्यकता है, लेकिन आपकी बात को भी रिले करें। चाहे आप आभार व्यक्त कर रहे हों या प्रतिक्रिया की उम्मीद कर रहे हों, हम पहले सही पेशेवर ईमेल साइन-ऑफ को कवर करेंगे।
पेशेवर ईमेल
जैसा कि पहले बताया गया है, आपके द्वारा अपने ईमेल में शामिल किए जाने वाले साइन-ऑफ का प्रकार इस पर निर्भर करता है कि आप इसे किसके पास भेज रहे हैं। लिखित संचार के किसी भी रूप को भेजते समय अपने दर्शकों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। तो आगे की हलचल के बिना, आपके पेशेवर ईमेल में शामिल करने के लिए यहां कुछ साइन-ऑफ हैं।
मैं आपसे जल्दी सुनना चाहूंगा!
इस प्रकार के ईमेल साइन-ऑफ से प्राप्तकर्ता को पता चलता है कि आप प्रतिक्रिया की उम्मीद कर रहे हैं। चाहे वह रिज्यूमे हो या बिक्री की पिच, दूसरे व्यक्ति के लिए प्रतिक्रिया देना केवल विनम्र है, और इसे अपने ईमेल में शामिल करना बताता है कि आप उत्तर की उम्मीद कर रहे हैं। आप इसे यह कहने के लिए बदल सकते हैं कि मैं आगे भी आपके साथ बात करने के अवसर की प्रतीक्षा कर रहा हूं।
आपका बहुमूल्य समय प्रशंसनीय है
यदि आपका प्राप्तकर्ता काम पर है तो उनके पास बहुत समय नहीं है और उन्हें बहुत सारे ईमेल प्राप्त होते हैं। इस साइन-ऑफ को शामिल करना वास्तविक कृतज्ञता व्यक्त करने का एक तरीका है जो एक विनम्र प्रतिक्रिया की गारंटी देता है।
नमस्कार!
एक ईमेल को समाप्त करने के लिए गर्मजोशी से संबंध एक शानदार तरीका है क्योंकि यह विनम्र और पेशेवर है। कुछ लोग सोच सकते हैं कि यह थोड़ा पुराने जमाने का है लेकिन यह सरल और उस बिंदु तक है जो ईमेल के लिए एकदम सही है।
बचने के लिए साइन-ऑफ
इनमें से कुछ निश्चित परिस्थितियों में स्वीकार्य हैं लेकिन अधिकांश औपचारिक या पेशेवर ईमेल के लिए अनुशंसित नहीं हैं।
कलह पर शब्दों को ब्लैकलिस्ट कैसे करें
1. धन्यवाद
उस स्पर्शरेखा के साथ धन्यवाद और भिन्नताएं (धन्यवाद फिर से, धन्यवाद! बहुत-बहुत धन्यवाद और इसी तरह) सभी एक छोटे से कपटी के रूप में सामने आते हैं। न केवल हम सभी अपने सिर में एक व्यंग्यात्मक स्वर के साथ ईमेल पढ़ते हैं, लेकिन अगर आप किसी से कुछ मांगने के लिए ईमेल कर रहे हैं - बजाय वास्तव में धन्यवाद व्यक्त करने के - यह एक अप्रिय बात है। बचें।
2. ईमानदारी से
जबकि आपको हमेशा एक पत्र समाप्त करने के लिए सिखाया गया हो सकता है - और इस प्रकार एक ईमेल - ईमानदारी से, बस न करें। यदि आप अपना ईमेल प्रिय के साथ शुरू कर रहे हैं, तो आप ईमानदारी से समाप्त करने से दूर हो सकते हैं, लेकिन अन्यथा, कुछ औपचारिक अनुप्रयोगों में भी बचें।
3. ... जल्द ही
जल्द ही बात करें, आपसे जल्द ही बात करें, या और भी जल्द - जल्द ही कुछ भी उधार देने से आम तौर पर आप उस व्यक्ति से फिर से बात करने के लिए प्रतिबद्ध होते हैं। यदि आप अनुवर्ती ईमेल भेजने या किसी व्यक्ति से व्यक्तिगत रूप से मिलने का इरादा रखते हैं तो ठीक है; कम ठीक है अगर आपके पास उनके साथ बात करने का प्रयास करने का कोई इरादा नहीं है। जबकि एक आकस्मिक उत्तर, यह कपटपूर्ण के रूप में सामने आ सकता है।
4. आपका नाम
केवल साइन ऑफ करके ईमेल को समाप्त करना बहुत ठंडा और अचानक देखा जाता है। जब तक कि यह किसी ऐसे ईमेल का अंतिम उत्तर न हो जिसमें आपने किसी प्रश्न का उत्तर दिया हो और उत्तर प्राप्त किया हो, तब तक यह मेरे द्वारा आपसे बात करने के अलावा कोई संदेश नहीं देगा। इसलिए, केवल अपने हस्ताक्षर छोड़ने से बचना सबसे अच्छा है।
5. आपका आद्याक्षर
अपने आद्याक्षर या पहले आद्याक्षर के साथ हस्ताक्षर करना अपना पूरा नाम लिखने की तुलना में थोड़ा मित्रवत है, लेकिन यह अभी भी उतना ही अचानक है। यह लोगों को अपेक्षाकृत अंधेरे में भी छोड़ देता है कि आप कौन हैं, इसलिए वास्तव में केवल तभी सबसे अच्छा उपयोग किया जाता है जब आप किसी ऐसे व्यक्ति से बात कर रहे हों जिसे आप पहले से ही अच्छी तरह से जानते हों।
6. कुछ नहीं
हैरानी की बात है कि किसी ईमेल को कुछ भी नहीं के साथ समाप्त करना बिल्कुल ठीक है, लेकिन आप इसे अपने पहले ईमेल में नहीं कर सकते। हमेशा पहले अपने ईमेल को समाप्त करें और, जैसे-जैसे अधिक ईमेल त्वरित उत्तराधिकार में भेजे जाते हैं, आप औपचारिकताओं को छोड़ सकते हैं।
7. सम्मानपूर्वक
कठोर और पुराना। इसे केवल तभी बाहर लाएं जब आप किसी सरकारी अधिकारी या पादरियों के किसी व्यक्ति को सम्मानपूर्वक ईमेल कर रहे हों, जो उस स्थिति में मानक के करीब है।
8. XX [चुम्बन]
जब तक यह परिवार का सदस्य या करीबी दोस्त न हो, आपको ऐसा नहीं करना चाहिए। कुछ आकस्मिक कार्य संबंधों को यह स्वीकार्य लगता है, लेकिन यह वास्तव में केवल कुछ ऐसा है जो आप किसी ऐसे व्यक्ति के साथ करते हैं जिसे आप पहले से जानते हैं कि आप ऐसा कर सकते हैं। इसे नीले रंग से किसी पर मत डालो, यह डरावना है।
9. बेस्ट
यदि आप विनम्र लेकिन अनौपचारिक हैं तो यह उत्तर सभी शुभकामनाओं और शुभकामनाओं के साथ एक अपेक्षाकृत सुरक्षित अंत है। आप जितने अधिक शब्द जोड़ते हैं, शुभकामनाएँ या उदाहरण के लिए शुभकामनाएँ, भावना उतनी ही औपचारिक होती जाती है। कुछ लोगों को लगता है कि सबसे अच्छा और इसके प्रकार बहुत प्रभावशाली हो सकते हैं, लेकिन अधिकांश भाग के लिए, यह आपको ठीक काम करना चाहिए।
10. आपका
आपका, और उसके रूप (आपका सही मायने में, आपका ईमानदारी से और इसी तरह) स्पेक्ट्रम के अधिक औपचारिक अंत पर बैठता है। जैसा कि सबसे अच्छा होता है, आप जितने अधिक शब्द जोड़ते हैं, यह उतना ही औपचारिक होता जाता है। आपकी एक और जटिलता है, हालांकि: बहुत से लोग आश्चर्य करते हैं कि जब आप अपना कहते हैं तो आप क्या पेशकश कर रहे हैं, और आपका विश्वासपूर्वक आगामी विवाह प्रस्ताव की तरह अविश्वसनीय रूप से औपचारिक कुछ इंगित करता है। बचें।
11. आपका दोस्त
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यह कई लोगों को विभाजित कर सकता है। यह थोड़ा बहुत औपचारिक है और कुछ के लिए ईमानदारी से थोड़ा करीब बैठता है। हालाँकि, कुछ इसे प्रचलित मानते हैं, आम तौर पर युवा पीढ़ी क्योंकि हम वैसे भी अपने अधिकांश सहयोगियों के साथ दोस्ती करते हैं। हम अनुशंसा नहीं करते हैं कि आप अपने मित्र को कभी भी किसी पुराने सहकर्मी या किसी ऐसे व्यक्ति के पास भेजें जो अधिकार की स्थिति में हो।
12. बहुत बहुत धन्यवाद!
यह न केवल अव्यवसायिक है, बल्कि इसमें व्याकरण की भी कमी है। आपके प्राप्तकर्ता के आधार पर यह पूरी तरह से ठीक हो सकता है (यदि उदाहरण के लिए आपकी समस्या को ठीक करने के बाद यह आपकी आईटी सहायता टीम को अंतिम ईमेल है)।
14. चीयर्स
केवल तभी वास्तव में स्वीकार्य है जब आप ब्रिटिश हों, अन्यथा यह थोड़ा संरक्षण देने वाला लगता है। टा के साथ भी ऐसा ही कहा जा सकता है, लेकिन चीयर्स आम तौर पर एक पसंदीदा प्रतिक्रिया है जो सुखद रूप से आकस्मिक भी है और - हमारे लिए ब्रिट्स - धन्यवाद और अधिक औपचारिक ईमेल साइन-ऑफ के बजाय पूरी तरह से स्वीकार्य है।
15. हमेशा की तरह
ईमेल को समाप्त करने का आम तौर पर पसंदीदा तरीका हमेशा की तरह है। यह प्रारंभिक संपर्क के लिए एक आदर्श फिनिशर नहीं हो सकता है, लेकिन यह किसी ऐसे व्यक्ति को जवाब देने के लिए बहुत अच्छा है जिससे आप अक्सर ईमेल पर बात करते हैं। इसमें पढ़ने के लिए कोई अपेक्षा, अर्थ या स्वर नहीं है। यह बस आप के रूप में साइन ऑफ कर रहे हैं।
लगातार पूछे जाने वाले प्रश्न
कई बार सही ईमेल आपके जीवन में अगले कदम पर बहुत प्रभाव डाल सकता है। यहां ईमेल साइन-ऑफ के बारे में कुछ और प्रश्न दिए गए हैं, जिनकी मदद से आप सही ईमेल भेज सकते हैं।
क्या ईमेल साइन-ऑफ वास्तव में एक बड़ी बात है?
यह सब उस संदर्भ पर निर्भर करता है जिसमें आप ईमेल भेज रहे हैं। यदि आप किसी सहकर्मी को ईमेल के माध्यम से मेमो भेज रहे हैं या किसी सहपाठी को क्लास नोट्स भेज रहे हैं, तो शायद यह इतनी बड़ी बात नहीं है। हालांकि, गलत ईमेल साइन-ऑफ गलत संदेश भेज सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को 'हाँ, धन्यवाद' भेजते हैं, जो आपकी मदद करने की कोशिश कर रहा है, तो यह व्यंग्यात्मक या व्यंग्यात्मक हो सकता है।
दुर्भाग्य से, पाठ-आधारित संचार में संदर्भ का अभाव है जिसका अर्थ है कि आपके प्राप्तकर्ता के लिए गलत विचार प्राप्त करना आसान है। इसलिए, सावधान रहें कि आपका पाठक आपके द्वारा भेजे जा रहे संदेश को कैसे लेगा, क्योंकि हाँ, आपके पाठक को आपका साइन-ऑफ दिखाई देगा।
क्या मुझे एक हस्ताक्षर जोड़ना चाहिए?
पूर्ण रूप से! आपका नाम, संपर्क जानकारी और कंपनी सूचीबद्ध करने से आपके प्राप्तकर्ता के लिए भविष्य में आपको जवाब देना बहुत आसान हो जाता है। उल्लेख नहीं है, एक हस्ताक्षर व्यापक रूप से किसी ऐसे व्यक्ति के प्रतीक के रूप में स्वीकार किया जाता है जो समझता है कि ईमेल संचार कैसे काम करता है।
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इसे ज़्यादा मत समझो
यदि आपने कभी भी किसी महत्वपूर्ण ईमेल को भेजने से पहले उसे पढ़ा और फिर से पढ़ा है, तो यह अनुभाग आप पर लागू होता है।
बेशक, यह विचार करना स्वाभाविक है कि आप किसे ईमेल भेज रहे हैं और क्यों। यदि यह एक बिक्री ईमेल है, तो सकारात्मक साइन-ऑफ छोड़ना सबसे अच्छा है जो प्रतिक्रिया को भी प्रोत्साहित करता है। कुछ ऐसा जो मैं आपके साथ आगे बात करने के लिए उत्सुक हूं, यहां आदर्श है। लेकिन, वह वाक्यांश उदाहरण के लिए एक शोक ईमेल में अच्छी तरह से काम नहीं करेगा।
हालांकि यह एक महत्वपूर्ण ईमेल भेजने के लिए डराने वाला हो सकता है, ज्यादातर लोग आमतौर पर अपने ईमेल को छोड़ देते हैं और आपके साइन-ऑफ पर आपको बहुत अधिक नहीं आंकते हैं।
