टीम प्रबंधन ऐप संगठन के संबंध में सभी को एक ही पृष्ठ पर टीम में रखने के लिए महान हैं। आसन के साथ, प्रबंधक कुशलतापूर्वक कार्यों को वितरित कर सकते हैं और अपनी महत्वपूर्ण परियोजनाओं के लिए एक अतिरिक्त कार्यबल प्रदान करने के लिए टीमों का समर्थन करने के लिए अतिथि सदस्यों को जोड़ सकते हैं।
चाहे आप किसी टीम का नेतृत्व कर रहे हों या आप केवल एक सदस्य हों, हम आपको परियोजना प्रबंधन में महारत हासिल करने और आसन में अपने संगठन या टीम में मेहमानों को जोड़ने के तरीके के बारे में बताएंगे। और अधिक जानने के लिए आगे पढ़ें।
आसन में मेहमानों को कैसे जोड़ें
आसन कंपनियों को नए सदस्यों को जोड़ने की अनुमति देता है, भले ही उनके पास ईमेल डोमेन न हो। यह सुविधा विशिष्ट कार्यों में नए सहयोगियों को जोड़ने या आपकी प्रगति का अनुसरण करने के लिए ग्राहकों को जोड़ने के काम आती है। अतिथि स्थिति संगठन डोमेन वाले ईमेल के बिना किसी को भी संगठन अतिथि बनने की अनुमति देती है।
आसन में संगठनों के प्रशासक वे लोग हैं जो मेहमानों को आमंत्रित करने और जोड़ने के लिए अधिकृत हैं। वे यह तय कर सकते हैं कि कौन नए सदस्यों को जोड़ सकता है, यह चुनकर कि क्या केवल व्यवस्थापक, संगठन के सदस्य, या हर कोई टीम में नए लोगों को आमंत्रित कर सकता है।
Admin Console से अतिथियों को आमंत्रित करने का तरीका यहां दिया गया है:
- आसन खोलें और ऊपरी दाएं कोने में सदस्य बटन पर क्लिक करें।
- सदस्यों को आमंत्रित करें बटन पर टैप करें।
- उस व्यक्ति का ईमेल पता टाइप करें जिसे आप आमंत्रित करना चाहते हैं।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से, वह प्रोजेक्ट चुनें जिसे आप उन्हें असाइन करना चाहते हैं।
- भेजें पर क्लिक करके पुष्टि करें।
किसी को प्रोजेक्ट में शामिल होने के लिए आमंत्रित करने के चरण यहां दिए गए हैं:
- आसन और प्रोजेक्ट खोलें जहां आप नए मेहमानों को आमंत्रित करना चाहते हैं।
- सदस्य आइकन पर क्लिक करें, और यह एक शेयर प्रोजेक्ट विंडो खुल जाएगा।
- आप टीम के नए सदस्यों या मेहमानों को उनका नाम या ईमेल पता लिखकर आमंत्रित कर सकते हैं।
लोगों को अपने संगठन में कैसे आमंत्रित करें
अपने प्रोजेक्ट्स में नए सदस्यों या मेहमानों को आमंत्रित करने का सबसे आसान तरीका उन्हें एक साझा करने योग्य आमंत्रण लिंक भेजना है। आसन उपयोगकर्ता इन लिंक्स को कई चैनलों जैसे स्लैक, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, ईमेल या टेक्स्ट मैसेज के माध्यम से भी साझा कर सकते हैं। नए सदस्यों को आमंत्रित करने के लिए साझा करने योग्य लिंक बहुत अच्छे हैं, और ईमेल मेहमानों के लिए सबसे अच्छा है।
अगर आप किसी को किसी प्रोजेक्ट में आमंत्रित करना चाहते हैं, तो आपको यहां क्या करना होगा:
- आसन खोलें।
- बाएं साइडबार पर, वह प्रोजेक्ट ढूंढें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
- ऊपरी दाएं कोने में स्थित शेयर बटन पर क्लिक करें।
- चुनें कि क्या आप किसी को ईमेल या साझा करने योग्य लिंक के माध्यम से आमंत्रित करना चाहते हैं।
- प्रोजेक्ट साझा करने के लिए लिंक कॉपी करें।
यदि आप किसी को टीम में आमंत्रित करना चाहते हैं, तो आप यह कैसे कर सकते हैं:
- आसन खोलें।
- अपनी टीम के नाम पर क्लिक करें।
- इनवाइट बटन पर टैप करें।
- पॉप-अप विंडो में, तय करें कि आप ईमेल या लिंक का उपयोग करके सदस्यों को आमंत्रित करना चाहते हैं।
अतिरिक्त अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या आप आसन में परियोजनाओं और कार्यों को निजी रख सकते हैं?
हां, आसन में आपकी सभी परियोजनाओं पर आपका पूरा नियंत्रण है, और आप उनकी स्थिति तय कर सकते हैं। अनुमति नियंत्रण आपको सूचना के प्रत्येक भाग और संगठन के सदस्यों को इसकी दृश्यता पर नज़र रखने की अनुमति देता है। प्रत्येक व्यक्ति यह निर्धारित कर सकता है कि क्या वे केवल अपनी टीम और सहयोगियों के साथ या संगठन में अन्य सभी के साथ कुछ साझा करना चाहते हैं।
कलह में संगीत कैसे जोड़ें
यदि कार्य एक निजी परियोजना का हिस्सा हैं, तो उनकी दृश्यता केवल परियोजना और उसके कार्यों पर सीधे काम करने वाले सहयोगियों तक ही सीमित है। प्रत्येक सहयोगी अपना कार्य या उप-कार्य देख सकता है, लेकिन वे अन्य लोगों के कार्यों तक नहीं पहुंच सकते, भले ही वे एक ही संगठन में हों।
कभी-कभी, जब आप टीम के कुछ सदस्यों के बीच विशिष्ट जानकारी रखना चाहते हैं, तो आप इन परियोजनाओं को निजी या यहां तक कि केवल-टिप्पणी के रूप में चिह्नित कर सकते हैं। एक बार जब आप अपने कार्यों को सार्वजनिक कर देते हैं, तो वे आपके संगठन या टीम के सभी लोगों के लिए उपलब्ध हो जाते हैं।
जब आप अपनी परियोजना की गोपनीयता को बदलने का निर्णय लेते हैं, तो आपको यही करना होगा:
• ऊपरी दाएं कोने में + पर क्लिक करें।
• वहां, आपको अपनी टीम के सभी सदस्य और मेहमान दिखाई देंगे, और सबसे ऊपर, आप Make Private देखेंगे।
• एक बार जब आप Make Private पर क्लिक करते हैं, तो आपका प्रोजेक्ट केवल टीम के सदस्यों के लिए उपलब्ध हो जाता है।
वैकल्पिक रूप से, यदि आप किसी कार्य की स्थिति को निजी में बदलना चाहते हैं, तो आपको यह करने की आवश्यकता है:
• आसन में कोई कार्य खोलें।
• ऊपर दाएँ कोने में Make Private पर क्लिक करें।
• इस तरह, कार्य केवल आपके और अन्य सहयोगियों के देखने के लिए निजी है।
• अगर आप इस काम को निजी रखना चाहते हैं, तो पेज के निचले हिस्से में मौजूद सभी सहयोगियों को हटा दें.
क्या आप एक ही प्रोजेक्ट में सदस्यों और मेहमानों दोनों को जोड़ सकते हैं?
दरअसल, आप एक ही प्रोजेक्ट में सदस्यों और मेहमानों दोनों को जोड़ सकते हैं। एक बार जब वे एक ही टीम में होंगे, तो वे एक-दूसरे के नाम देख सकेंगे और अधिक बातचीत कर सकेंगे। यदि दो अतिथि वर्तमान में एक दूसरे को एक निजी उपयोगकर्ता के रूप में देखते हैं, तो इसका अर्थ है कि वे एक ही परियोजना पर काम नहीं कर रहे हैं या एक ही टीम में नहीं हैं। एक बार जब उन्हें एक ही प्रोजेक्ट के लिए असाइन किया जाता है, तो उनके नाम दिखाई देने लगते हैं।
सदस्यों को संगठन में मेहमानों को आमंत्रित करने की अनुमति है, लेकिन व्यवस्थापक वे हैं जो अंतिम निर्णय लेते हैं। बेशक, एक सदस्य केवल उन प्रोजेक्ट्स में मेहमानों को जोड़ सकता है जिन पर वे काम कर रहे हैं, और व्यवस्थापक उन्हें सभी सक्रिय प्रोजेक्ट्स के साथ-साथ छिपे हुए प्रोजेक्ट्स में जोड़ सकता है।
क्या आपके पास आसन में एक से अधिक असाइनी हो सकते हैं?
वर्तमान में, आसन में एकाधिक समनुदेशितियों का होना संभव नहीं है। केवल एक व्यक्ति को एक कार्य सौंपा जा सकता है क्योंकि वे इसे पूरा करने के लिए जिम्मेदार हैं।
किसी कार्य को विभिन्न लोगों के बीच साझा करने का एक तरीका एक या अधिक उप-कार्य जोड़ना है, जहां आप अधिक सहयोगियों में आसानी से लूप कर सकते हैं। एक और तरीका है कि प्रतियां असाइन करें विकल्प का उपयोग करें और एक ही कार्य की प्रतियों पर काम करने वाले अधिक लोग हों।
क्या आसन टीमों के साथ एकीकृत होता है?
आसन और माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ने एक सफल टीम प्रबंधन टूल का सह-निर्माण किया है। Microsoft Teams के लिए आसन का उपयोग करके, टीमें अधिक कुशलता से एक साथ कार्य कर सकती हैं। इस एकीकरण के भीतर, आप सहयोगियों से बात करने के लिए टीमों का और कार्यों को वितरित करने के लिए आसन का उपयोग कर सकते हैं।
यहां बताया गया है कि एकीकरण आपको क्या करने में सक्षम बनाता है:
• टीमों के भीतर आसन कार्यों, परियोजनाओं और अपडेट का पालन करें।
• आसन में प्रोजेक्ट खोजने के लिए टीमों का उपयोग करें।
• कस्टम नोटिफिकेशन बनाएं जो दोनों प्लेटफॉर्म पर काम करें।
• अपनी सभी अधिसूचना प्राथमिकताओं को अनुकूलित करें।
• सभी Microsoft Office फ़ाइलों का उपयोग करें और उन्हें आसन परियोजनाओं और कार्यों में संलग्न करें।
• आसन कार्यों और परियोजनाओं के लिए सभी महत्वपूर्ण डेटा संग्रहीत करने के लिए OneDrive का उपयोग करें।
आसन में मेहमान क्या कर सकते हैं?
मेहमानों के पास संगठन के सदस्यों के समान स्तर का एक्सेस नहीं हो सकता है। इसके अलावा, वे केवल उन्हीं सूचनाओं या फ़ाइलों को देख पाएंगे जिन्हें विशेष रूप से उनके साथ या उस समूह के भीतर साझा किया गया है जिसमें वे शामिल हैं। मेहमान उन कार्यों, परियोजनाओं और सार्वजनिक परियोजनाओं को देख सकते हैं जिन्हें उनके साथ साझा किया गया है लेकिन उन्हें संपादित करने की अनुमति नहीं है उन्हें।
सशुल्क सुविधाएं उपलब्ध हैं, लेकिन जब कस्टम फ़ील्ड बनाने, संपादित करने या यहां तक कि हटाने की बात आती है, तो यह असंभव होगा यदि आप आसन में अतिथि हैं।
यहाँ मेहमानों के पास क्या पहुँच है:
• अतिथि समूह के सदस्य नहीं बन सकते
• मेहमान अपना ईमेल पता बदले बिना समूह के सदस्य नहीं बन सकते
• मेहमान अन्य टीमों को ब्राउज़ नहीं कर सकते या संगठन के भीतर विभिन्न समूहों तक नहीं पहुंच सकते
किसी संगठन में अतिथि होने का क्या अर्थ है?
मेहमान वे उपयोगकर्ता हैं जिनके पास कंपनी का आधिकारिक ईमेल खाता नहीं है। उन्हें हाथ में एक या कई परियोजनाओं के साथ टीम की मदद करने का निमंत्रण मिलता है। अतिथि स्थिति के साथ, आप ग्राहकों, ग्राहकों या परियोजना पर काम करने वाले किसी अन्य व्यक्ति के साथ संवाद कर सकते हैं। हालाँकि, संगठन के अंदर, आप केवल वही देख सकते हैं जो दूसरों ने आपके साथ साझा किया है।
आसन में, अतिथि परियोजना या कार्य के अंदर मूल्यों को जोड़ या संपादित कर सकते हैं, लेकिन वे उन्हें हटा या नया नहीं बना सकते। इसके अतिरिक्त, कस्टम फ़ील्ड प्रबंधन को छोड़कर, उनके पास उन सभी प्रीमियम सुविधाओं तक पहुंच है, जिनका आप उन्हें उपयोग करने की अनुमति देते हैं।
क्या मेहमान एक दूसरे को देख सकते हैं?
मेहमान एक-दूसरे को तभी देख सकते हैं, जब वे कम से कम एक प्रोजेक्ट पर एक साथ काम कर रहे हों। अन्यथा, वे अन्य लोगों को निजी उपयोगकर्ता के रूप में देखेंगे। इस तरह, संगठन यह सुनिश्चित करता है कि वे अपना नाम तब तक नहीं देख सकते जब तक कि वे एक साथ किसी चीज़ पर काम नहीं कर रहे हों।
गेस्ट और लिमिटेड एक्सेस मेंबर में क्या अंतर है?
अतिथि और सीमित पहुंच सदस्य (एलएएम) दोनों कॉर्पोरेट सीढ़ी के नीचे हैं। संक्षेप में, एलएएम पहले से ही संगठन का हिस्सा हैं, जबकि मेहमान अस्थायी टीम के सदस्य हैं। बेशक, यदि कोई अतिथि प्रतिभा और संतोषजनक परिणाम दिखाता है, तो वे LAM या सदस्य भी बन सकते हैं।
कैसे पता चलेगा कि किसी ने आपको रोबोक्स पर ब्लॉक किया है
जबकि मेहमान कंपनी के डोमेन को साझा नहीं करते हैं और आसन योजना में शामिल नहीं होते हैं, एलएएम के पास कंपनी का ईमेल पता और कंपनी में सीटों की संख्या होती है। अतिथि का दर्जा केवल उन संगठनों और एलएएम में मौजूद है जो आसन में संगठनों और कार्यक्षेत्र दोनों का एक हिस्सा हैं।
हमेशा ट्रैक पर रहें
टीमों को संभालना कोई आसान काम नहीं है, लेकिन आसन जैसे उपकरण आपको कार्यभार को प्रबंधित करने और समय पर डिलीवरी करने वाली कार्यात्मक टीम बनाने में मदद कर सकते हैं। एक विशिष्ट टूलकिट से लैस, जो कुछ ही क्लिक में एडमिन को सदस्यों, मेहमानों और टीम के सदस्यों को फिर से जोड़ने की अनुमति देता है, यह किसी भी पेशेवर कंपनी के लिए एक अनिवार्य उपकरण है।
उम्मीद है, हमने आपको यह समझने में मदद की है कि आसन कैसे काम करता है और इसका अधिकतम लाभ कैसे उठाया जाए। साथ ही, अब आप जानते हैं कि मेहमानों को अपनी टीम में कैसे जोड़ा जाए और अपने सभी प्रोजेक्ट की दृश्यता को कैसे प्रबंधित किया जाए।
क्या आप आसन का उपयोग करना पसंद करते हैं? क्या आप इसे Microsoft Teams के साथ प्रयोग कर रहे हैं?
हमें इसके बारे में और नीचे कमेंट सेक्शन में बताएं।
