Google पत्रक मीटिंग आयोजित करने, कार्य बनाने, इनवॉइस सॉर्ट करने और कई अन्य डेटा का एक सुविधाजनक तरीका है। यह स्पष्ट, सुविधा संपन्न और अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने योग्य है।
इस उपकरण का एकमात्र नकारात्मक पक्ष यह है कि आपके पास स्वयं या अन्य उपयोगकर्ताओं को पत्रक के संबंध में ईमेल अनुस्मारक भेजने के लिए कोई अंतर्निहित कार्य नहीं है। इससे आपके सभी कार्यों और डेटा का ट्रैक रखना बहुत आसान हो जाएगा।
सौभाग्य से, दो तरीके आपको ईमेल दिनांक-आधारित अनुस्मारक भेजने की अनुमति देते हैं। उनके बारे में और जानने के लिए यह लेख पढ़ें।
इवेंट रिमाइंडर भेजना - शीट और कैलेंडर को मिलाएं
अगर आप खुद को ईमेल रिमाइंडर भेजना चाहते हैं, तो ऐसा करने का सबसे आसान तरीका दो अलग-अलग Google टूल - Google शीट्स और Google कैलेंडर को मिलाना है। इसके लिए आपको किसी स्क्रिप्ट का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होगी। इसके बजाय, आपको बस एक ऐप से दूसरे ऐप में डेटा एक्सपोर्ट करना होगा।
इस विधि में तीन चरण होते हैं - शीट से डेटा बनाना और निर्यात करना, उन्हें कैलेंडर में आयात करना और ईमेल रिमाइंडर सक्षम करना।
चरण 1: शीट से डेटा बनाएं और निर्यात करें
अगर आप शीट से डेटा एक्सपोर्ट करना चाहते हैं, तो आपको एक इवेंट शीट बनानी होगी और उसे CSV फ़ाइल के रूप में सेव करना होगा। फ़ाइल को Google कैलेंडर में पहचानने योग्य बनाने के लिए, आपको एक विशेष प्रारूप का उपयोग करना चाहिए। बस इन चरणों का पालन करें:
- पत्रक में अपना दस्तावेज़ खोलें।
- आपकी पहली पंक्ति के मानों को इस रूपरेखा का पालन करना चाहिए: A1: विषय, B1: प्रारंभ तिथि, C1: समाप्ति तिथि।
- 'विषय' शीर्षक के अंतर्गत, आपको अपने अनुस्मारक का शीर्षक इनपुट करना चाहिए। आरंभ और समाप्ति तिथि MM/DD/YYYY प्रारूप में होनी चाहिए।
- जितने चाहें उतने ईवेंट जोड़ें, साथ ही उनकी आरंभ और समाप्ति तिथियां भी जोड़ें।
- 'फ़ाइल' मेनू पर क्लिक करें।
- अपने माउस को 'डाउनलोड' पर होवर करें। एक नया मेनू दिखाई देना चाहिए।
- 'अल्पविराम से अलग किए गए मान' चुनें।
- आपकी शीट्स फ़ाइल का CSV संस्करण आपके पीसी में डाउनलोड हो जाएगा।
ध्यान दें: सूची को सफलतापूर्वक आयात करने के लिए केवल अनिवार्य शीर्षलेख 'विषय' और 'प्रारंभ तिथि' हैं। यदि आप अन्य शीर्षलेख जोड़ना चाहते हैं, तो आप आधिकारिक पर उपलब्ध विकल्पों (कैलेंडर द्वारा पहचाने जाने योग्य) और उनके आदेश की सूची देख सकते हैं गूगल समर्थन पृष्ठ।
चरण 2: दस्तावेज़ को कैलेंडर में आयात करें
एक बार CSV ईवेंट शीट आयात करने के लिए तैयार हो जाने के बाद, Google कैलेंडर पर स्विच करने का समय आ गया है।
- Google कैलेंडर खोलें।
- 'सेटिंग' मेनू (गियर आइकन) पर क्लिक करें।
- 'सेटिंग्स' चुनें।
- मेनू से बाईं ओर 'आयात और निर्यात' चुनें।
- 'आयात' अनुभाग के अंतर्गत 'अपने कंप्यूटर से फ़ाइल का चयन करें' चुनें।
- सहेजी गई CSV फ़ाइल पर नेविगेट करें और 'खोलें' पर क्लिक करें।
- अंत में, सीएसवी फ़ाइल आयात करने के लिए 'आयात' दबाएं।
यदि आप यह कहते हुए एक डिस्प्ले देखते हैं कि कैलेंडर में ईवेंट जोड़ दिए गए हैं - सब कुछ सुचारू रूप से चला। अब केवल एक चीज बची है, वह है विचाराधीन घटनाओं के लिए ईमेल सूचनाएं सेट करना।
चरण 3: सूचनाएं सेट करना और साझा करना
सूचनाएं सेट करने के बाद, आपको उन सभी ईवेंट के लिए रिमाइंडर प्राप्त होंगे जिन्हें आपने Google पत्रक से सीधे अपने ईमेल पर निर्यात किया है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ ठीक से सेट है, इन निर्देशों का पालन करें:
- कैलेंडर स्क्रीन के बाईं ओर 'माई कैलेंडर्स' सेक्शन के तहत अपने नाम पर अपना माउस घुमाएं।
- अपने नाम के आगे दिखाई देने वाले 'अधिक' आइकन (तीन लंबवत बिंदु) दबाएं।
- 'सेटिंग्स और साझाकरण' पर क्लिक करें।
- जांचें कि क्या आपका खाता 'विशिष्ट लोगों के साथ साझा करें' के अंतर्गत सूचीबद्ध है। यदि नहीं, तो 'लोगों को जोड़ें' चुनें और अपना ईमेल जोड़ें।
- 'इवेंट नोटिफिकेशन' सेक्शन के तहत 'सूचना' ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें।
- इसके बजाय 'ईमेल' चुनें।
- अनुस्मारक और घटना के बीच समय और तारीख की अवधि निर्धारित करें।
अब आपका कैलेंडर उन सभी घटनाओं के रिमाइंडर भेजेगा जिन्हें आपने अपने Google पत्रक पर सूचीबद्ध किया है। ध्यान रखें कि आप 'विषय' कॉलम के अंतर्गत कुछ भी जोड़ सकते हैं। आप विशिष्ट कार्यों, जन्मदिनों, या अन्य व्यवस्थाओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं, न कि केवल ईवेंट।
इसके अलावा, सूची में अन्य ईमेल शामिल करने के लिए ऊपर उल्लिखित 'विशिष्ट लोगों के साथ साझा करें' विकल्प का उपयोग करें। इन उपयोगकर्ताओं को उन विशेष व्यवस्थाओं के लिए ईमेल के माध्यम से वही रिमाइंडर प्राप्त होंगे।
ऐड रिमाइंडर ऐड-ऑन का उपयोग करें
Google पत्रक के माध्यम से ईमेल अनुस्मारक भेजने का दूसरा तरीका एक विशिष्ट ऐड-ऑन का उपयोग करना है। यह तरीका कुछ आसान है और इसके लिए आपको केवल एक एक्सटेंशन सेट करना होगा जो बाकी सब कुछ स्वचालित रूप से करेगा।
ऐड-ऑन-सेट करने के लिए निम्नलिखित करें:
- स्क्रीन के शीर्ष पर 'ऐड-ऑन' टैब पर क्लिक करें।
- 'ऐड-ऑन प्राप्त करें' चुनें।
- सर्च बार में 'रिमाइंडर जोड़ें' टाइप करें।
- 'रिमाइंडर जोड़ें' आइकन पर क्लिक करें और 'इंस्टॉल करें' चुनें। संकेत मिलने पर अनुमति दें और ऐप के इंस्टॉल होने की प्रतीक्षा करें।
- फिर से 'ऐड-ऑन' टैब पर जाएं और अपने कर्सर को 'रिमाइंडर जोड़ें' मेनू पर होवर करें।
- 'अनुस्मारक सेट अप/संपादित करें' चुनें।
एक्सटेंशन टास्क, असाइनी, सीसी (वैकल्पिक) और समय सीमा के लिए कॉलम प्रदान करेगा। 'कार्य' के अंतर्गत आप एक संक्षिप्त निर्देश दर्ज कर सकते हैं, ईमेल 'असाइनी' के अंतर्गत आता है, जबकि तिथि 'समय सीमा' से नीचे जाती है।
यदि आप समय सीमा के दिन के लिए अतिरिक्त अनुस्मारक भेजना चाहते हैं, तो इसे मेनू में दाईं ओर मैन्युअल रूप से समायोजित करें।
इसके अलावा, यदि आपको अपने रिमाइंडर में अधिक सामग्री जोड़ने की आवश्यकता है, तो आप 'भेजे गए ईमेल को वैयक्तिकृत करें' विकल्प पर क्लिक कर सकते हैं और उस अतिरिक्त जानकारी को टाइप कर सकते हैं।
समय आने पर एक्सटेंशन स्वचालित रूप से ईमेल भेज देगा, और आप चलते-फिरते कार्य विवरण, प्राप्तकर्ताओं और तिथियों को संशोधित कर सकते हैं।
ऐड-ऑन रिमाइंडर से सावधान रहें
'रिमाइंडर जोड़ें' ऐड-ऑन का उपयोग करना 'निर्यात/आयात' पद्धति की तुलना में अधिक सुविधाजनक और आसान तरीका है, लेकिन साथ ही साथ अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है।
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चूंकि अनुस्मारक स्वचालित रूप से भेजे जाते हैं, इसलिए एक मौका है कि आप इसे ठीक करने का मौका मिलने से पहले गलत प्राप्तकर्ता को गलत कार्य भेज देंगे। यह परिहार्य और आमतौर पर हानिरहित है, लेकिन आपको अभी भी ध्यान देना चाहिए कि कौन क्या प्राप्त करता है।
आप किस विधि को बेहतर मानते हैं? क्यों? अपने विचार नीचे टिप्पणी अनुभाग में साझा करें।
