ईमेल शृंखला या तो बातचीत को ट्रैक करने का एक उपयोगी तरीका है या रास्ते में आने वाले भ्रम की एक दुःस्वप्न है। संभावना है, यदि आप किसी बड़ी कंपनी या निगम के लिए काम करते हैं तो यह बाद की कंपनी है। यदि आप क्लबों या समूहों से जुड़े हैं तो यह पूर्व है। किसी भी तरह से, आप जीमेल और आउटलुक में ईमेल श्रृंखला के सिर्फ एक हिस्से को अग्रेषित कर सकते हैं ताकि आप बिना किसी भ्रम के विशिष्ट बिंदुओं को संबोधित कर सकें। यह ट्यूटोरियल आपको दिखाएगा कि कैसे।
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फ़ोन पर देखे जाने पर ईमेल थ्रेड विशेष रूप से कष्टप्रद होते हैं। जीमेल और आउटलुक दोनों एक विश्वसनीय काम करते हैं जो उन्हें संपीड़ित करता है और बातचीत के नवीनतम हिस्से को उजागर करता है लेकिन ईमेल अभी भी एक गन्दा गड़बड़ हो सकता है जिसे सुलझने में अधिक समय लगता है।
यदि आप किसी बिंदु पर विस्तार करना चाहते हैं या कुछ विशिष्ट पता करना चाहते हैं, तो ईमेल श्रृंखला के भीतर एक ईमेल को अग्रेषित करना संभव है। यह आपको अपनी बात रखने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि इसे पढ़ने वाला हर व्यक्ति क्या हो रहा है इसका पालन कर सकता है। यह जानने के लिए एक उपयोगी ट्रिक है कि आप जहां भी या फिर भी ईमेल का उपयोग करते हैं।
चूंकि जीमेल और आउटलुक इतने लोकप्रिय हैं और मैं स्वयं उनका उपयोग करता हूं, मैं उन्हें एक उदाहरण के रूप में उपयोग करूंगा। अन्य ईमेल प्रदाताओं या ईमेल क्लाइंट के पास समान विशेषताएं होने की संभावना है।
Gmail में ईमेल शृंखला का एक भाग अग्रेषित करें
जीमेल ईमेल थ्रेड्स को कंप्रेस करके उन्हें टम करने का बहुत अच्छा काम करता है। जब आप एक ईमेल पढ़ते हैं, तो आप श्रृंखला में अंतिम दो थ्रेड्स के साथ-साथ एक सर्कल में एक नंबर के साथ एक डिवाइडर देखेंगे। वह संख्या श्रृंखला के भीतर उत्तरों की संख्या को दर्शाती है। आप चेन खोलने के लिए डिवाइडर पर क्लिक कर सकते हैं और प्रत्येक के लिए सिर्फ हेडर देखेंगे। यह ईमेल श्रृंखलाओं को नेविगेट करना आसान बनाता है लेकिन फिर भी एक परेशानी है।
एक श्रृंखला में केवल एक ईमेल अग्रेषित करने के लिए, आप इसे आजमा सकते हैं:
- जीमेल के भीतर ईमेल चेन खोलें।
- उस विशिष्ट ईमेल का चयन करें जिसे आप अग्रेषित करना चाहते हैं और उसे खोलें।
- विशिष्ट ईमेल के दाईं ओर तीन बिंदु मेनू आइकन चुनें।
- फॉरवर्ड का चयन करें और टू फील्ड को पूरा करें।
- अपने टेक्स्ट को ईमेल बॉडी में अपनी जरूरत के अनुसार जोड़ें और सेंड को हिट करें।
यदि आप किसी थ्रेड के भीतर किसी विशिष्ट ईमेल का उत्तर देना चाहते हैं, तो आप उपरोक्त कार्य कर सकते हैं लेकिन तीन बिंदुओं के बजाय छोटे काले तीर का चयन करें। यह स्वचालित रूप से आपके लिए उत्तर सेट करता है।
यह जीमेल ऐप के साथ भी काम करता है, जिसमें बातचीत काउंटर से विभाजित होती है और अंतिम दो संदेश स्पष्ट रूप से प्रदर्शित होते हैं। आप उस व्यक्तिगत मेल को खोल सकते हैं जिसे आप अग्रेषित करना चाहते हैं और थ्री डॉट मेनू को हिट करके वहां से अग्रेषित करें।
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Outlook में ईमेल शृंखला के एक भाग को अग्रेषित करें
आउटलुक एक और अविश्वसनीय रूप से लोकप्रिय ईमेल ऐप है जिसका उपयोग व्यवसाय में बहुत अधिक किया जाता है। चूंकि निगम लंबी ईमेल श्रृंखलाओं के लिए सबसे अधिक दोषी हैं, इसलिए इसे यहां शामिल न करना मेरे लिए क्षमा होगा। यदि आप आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको व्यक्तिगत संदेश अग्रेषित करने से पहले वार्तालाप समूह बनाना होगा।
आउटलुक डेस्कटॉप या ऑफिस 365 में, इसे आजमाएं:
- मुख्य आउटलुक विंडो के भीतर सेटिंग्स खोलें।
- पढ़ना चुनें और कैरेट ब्राउज़िंग चालू करें।
- अग्रेषित करने के लिए अलग-अलग मेल का चयन करें और बाकी को हटा दें।
- प्राप्तकर्ता जोड़ें और भेजें दबाएं।
शेष मेल को हटाना वैकल्पिक है, लेकिन यह चीजों को व्यवस्थित रखता है। यह सुनिश्चित करता है कि आप जिस ईमेल को अग्रेषित कर रहे हैं वह श्रृंखला के भीतर खो नहीं गया है और जल्दी से पढ़ने और समझने के लिए पर्याप्त है।
आप वेब के लिए आउटलुक में कुछ ऐसा ही कर सकते हैं:
- अपना आउटलुक इनबॉक्स खोलें।
- ऊपर दाईं ओर सेटिंग गियर आइकन चुनें।
- स्लाइडर के नीचे सभी आउटलुक सेटिंग्स का चयन करें।
- संदेश संगठन से व्यक्तिगत संदेशों के रूप में ईमेल दिखाएँ चुनें।
- सेटिंग्स विंडो के शीर्ष पर सहेजें का चयन करें।
एक बार सेट हो जाने पर, आप अपने इनबॉक्स से अलग-अलग ईमेल का चयन करने में सक्षम होंगे और इसे सामान्य रूप से अग्रेषित करेंगे। इसमें ईमेल श्रृंखला के अन्य तत्व शामिल नहीं होंगे, इसलिए इसे समझना और अनुसरण करना आसान होना चाहिए।
आउटलुक ऐप में आपके पास समान अग्रेषण विकल्प है लेकिन मेरे पास परीक्षण करने के लिए ईमेल श्रृंखला नहीं है।
मुझे यकीन है कि याहू, थंडरबर्ड और अन्य ईमेल क्लाइंट और प्रदाताओं के पास समान विकल्प हैं, लेकिन जीमेल और आउटलुक दो ऐसे हैं जिनका मैं सबसे अधिक उपयोग करता हूं और जिनके साथ सबसे अधिक अनुभव है। यदि आप जानते हैं कि अन्य ऐप्स में एक श्रृंखला के भीतर अलग-अलग ईमेल कैसे अग्रेषित किए जाते हैं, तो कृपया हमें इसके बारे में नीचे बताएं। यह न केवल TechJunkie पाठकों की मदद करेगा, यह मेरे अपने ज्ञान को भी बढ़ाने में मदद करेगा!