स्प्रेडशीट जितनी जटिल होती जाती है, कोशिकाओं, पंक्तियों या स्तंभों की नकल करना उतना ही आसान होता है। जल्द ही कॉपियों से वास्तविक डेटा देखना मुश्किल हो जाता है और सब कुछ प्रबंधित करना थकाऊ हो सकता है। सौभाग्य से, स्प्रैडशीट प्रूनिंग सरल है यदि इसमें समय नहीं लगता है लेकिन इसे कुछ तरकीबों से आसान बनाया जा सकता है। एक्सेल में डुप्लीकेट हटाने के कुछ आसान तरीके यहां दिए गए हैं।
डुप्लिकेट सेल, पंक्तियों और स्तंभों को हटाना
यदि आप किसी महत्वपूर्ण या कार्य स्प्रैडशीट का संपादन कर रहे हैं, तो पहले एक बैकअप बना लें। यह समय बचा सकता है और कुछ गलत होने पर दिल का दर्द हो सकता है। इस ट्यूटोरियल के कुछ हिस्सों को ढूंढना और हटाना दोनों ही सामान्य उपयोग के लिए काफी सुरक्षित हैं क्योंकि वे बिल्ट-इन टूल्स का उपयोग करते हैं। हालांकि, पहले से मौजूद फ़ार्मुलों या फ़िल्टर वाली अधिक जटिल स्प्रैडशीट आपको कुछ सिरदर्द दे सकती हैं।
एक्सेल में डुप्लिकेट को जल्दी और आसानी से हटा दें
सबसे पहले, हमें यह पहचानने की आवश्यकता है कि स्प्रेडशीट में डुप्लिकेट हैं या नहीं। एक छोटी स्प्रेडशीट में, उन्हें आसानी से पहचाना जा सकता है। बड़ी स्प्रैडशीट में थोड़ी सी सहायता के बिना इसे पहचानना मुश्किल हो सकता है। यहां उन्हें खोजने का तरीका बताया गया है।
- उस पृष्ठ पर अपनी स्प्रैडशीट खोलें जिसे आपको सॉर्ट करना है।
- सभी का चयन करने के लिए Ctrl + A दबाएं।
- सशर्त स्वरूपण पर क्लिक करें।
- हाइलाइट सेल रूल्स और उसके बाद डुप्लिकेट वैल्यू चुनें, डुप्लिकेट को हाइलाइट करने के लिए स्टाइल सेट करें और ओके पर क्लिक करें।
अब आपकी स्प्रैडशीट प्रत्येक डुप्लिकेट सेल को आपके द्वारा चुने गए रंग में प्रारूपित करेगी। यह देखने का एक तेज़, आसान तरीका है कि आपके पास एक शीट में कितने डुप्लीकेट हैं।
एक बार जब आप जान जाते हैं कि आपके पास कितने नकली हैं, तो आप उन्हें दो सरल तरीकों से हटा सकते हैं। यदि आप Microsoft Office 2013/6 या Office 365 का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको कुछ लाभ है। Microsoft ने कृपया इस अवसर के लिए एक्सेल में एक डुप्लिकेट फ़ंक्शन निकालें।
- उस पृष्ठ पर अपनी स्प्रैडशीट खोलें जिसे आपको सॉर्ट करना है।
- सभी का चयन करने के लिए Ctrl + A दबाएं।
- डेटा टैब पर क्लिक करें और डुप्लिकेट निकालें चुनें।
- आपके पास है या नहीं, इस पर निर्भर करते हुए 'मेरे डेटा में हेडर हैं' का चयन या चयन रद्द करें।
- डुप्लिकेट को हटाने के लिए ओके पर क्लिक करें।
उन्नत फ़िल्टर का उपयोग करके एक्सेल में डुप्लिकेट को हटाने का एक और तरीका भी है।
- उस पृष्ठ पर अपनी स्प्रैडशीट खोलें जिसे आपको सॉर्ट करना है।
- उन सभी कक्षों को शामिल करने के लिए माउस को खींचें जिन्हें आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
- डेटा टैब पर क्लिक करें और उन्नत चुनें।
- 'केवल अद्वितीय रिकॉर्ड' चेकबॉक्स चेक करें और ठीक क्लिक करें।
यह विधि सभी डुप्लीकेट को हटा देती है सिवाय उन लोगों को छोड़कर जो यह सोचते हैं कि कॉलम हेडर हो सकते हैं। इन्हें आपको मैन्युअल रूप से निकालना होगा। इसके अलावा, यह वही काम करता है जो डुप्लिकेट को हटा देता है।
एक्सेल में फ़ार्मुलों का उपयोग करके डुप्लिकेट को आसानी से हटाने के अन्य तरीके हैं, लेकिन ये दो ऑपरेशन कितने सरल हैं, वास्तव में इनका उपयोग करने का कोई मतलब नहीं है। क्या आपके पास डुप्लिकेट प्रविष्टियों को हटाने का कोई अन्य अच्छा तरीका है? अगर आप करते हैं तो हमें नीचे बताएं!
