दो दशकों से, SharePoint दुनिया भर की कंपनियों के लिए सर्वोपरि सहयोग प्रणाली रहा है। प्लेटफ़ॉर्म की अत्यधिक उन्नत सुविधाएँ सूचना के आदान-प्रदान, डेटा रिकॉर्डिंग और दस्तावेज़ साझा करने के लिए एक सुरक्षित वातावरण बनाती हैं।
ऐसी ही एक विशेषता आपको SharePoint फ़ाइल खोलने में सक्षम बनाती है, भले ही आप नियमित उपयोगकर्ता न हों। इस लेख में, हम बाहरी साझाकरण की मूल बातें शामिल करेंगे - बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने के तरीके से लेकर आप किस प्रकार की फ़ाइलों को शामिल कर सकते हैं।
SharePoint का उपयोग करके दस्तावेज़ साझा करें
SharePoint आपको अपने चुने हुए वेब ब्राउज़र का उपयोग करके फ़ाइलों को संग्रहीत और साझा करने दोनों की अनुमति देता है। यह लगभग सभी खोज इंजनों और उपकरणों के साथ संगत है। आप इसे अन्य क्लाउड स्टोरेज सेवाओं के साथ भी सिंक कर सकते हैं, जैसे एक अभियान .
प्लेटफ़ॉर्म सभी प्रकार के फ़ाइल स्वरूपों को साझा करने के लिए उपयुक्त है। इंटरफ़ेस पढ़ने में अपेक्षाकृत आसान है, इसलिए प्रक्रिया बहुत सरल है। यहाँ SharePoint का उपयोग करके दस्तावेज़ साझा करने का तरीका बताया गया है:
- अपना ब्राउज़र खोलें और पर जाएँ office.com/signin . अपने ईमेल, फ़ोन नंबर या स्काइप प्रोफ़ाइल का उपयोग करके अपने Microsoft खाते से लॉग इन करें। यदि आपने साइन अप नहीं किया है, तो खाता बनाने के लिए नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करें।
- अपनी फ़ाइलों के माध्यम से स्क्रॉल करें। उन लोगों को हाइलाइट करें जिन्हें आप साझा करना चाहते हैं। SharePoint आपको संपूर्ण फ़ोल्डरों का चयन करने की भी अनुमति देता है। ऊपरी-बाएँ कोने में शेयर बटन पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए नीचे की ओर तीर पर क्लिक करें। लिंक-साझाकरण विकल्पों में से एक का चयन करें।
- लिंक वाले किसी भी व्यक्ति को एक्सेस की अनुमति देने के लिए, कोई भी चुनें।
- फ़ाइल को अपने सहकर्मियों के साथ साझा करने के लिए, इसमें लोग चुनें.
- यदि आप केवल विशिष्ट लोगों के साथ साझा करना चाहते हैं, तो उपयुक्त फ़ील्ड में उनके नाम दर्ज करें।
- यदि आप कुछ और निर्देश जोड़ना चाहते हैं, तो आप एक संदेश लिख सकते हैं।
- जब आप कर लें, तो अप्लाई पर क्लिक करें।
ऐसा करने का एक तेज़ तरीका एक लिंक बनाना है जो किसी विशेष फ़ाइल की ओर ले जाता है। फिर आप यूआरएल को टेक्स्ट मैसेज में अटैच कर सकते हैं या किसी दूसरी वेबसाइट पर कॉपी कर सकते हैं। लिंक प्राप्त करने वाला व्यक्ति इसे अन्य लोगों के साथ भी साझा कर सकेगा। इसे करने का तरीका यहां बताया गया है:
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- अपने खाते में लॉग इन करें office.com/signin .
- SharePoint में कॉपी लिंक टैब पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से एक साझाकरण विकल्प चुनें। लिंक बनाने के लिए अप्लाई पर क्लिक करें।
- जब आप लिंक को कॉपी/पेस्ट करना चाहते हैं तो CTRL +C और CTRL + V कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें। आप इसे URL पर राइट-क्लिक करके और ड्रॉप-डाउन सूची से विकल्पों का चयन करके भी कर सकते हैं।
SharePoint का उपयोग करके वेबसाइट साझा करें
SharePoint आपको फ़ाइलें और फ़ोल्डर साझा करने तक सीमित नहीं करता है। आप अपनी पूरी साइट को बाहरी उपयोगकर्ताओं और अपनी निर्देशिका के सदस्यों दोनों के साथ साझा कर सकते हैं। इसे करने का तरीका यहां बताया गया है:
- अपने SharePoint खाते में लॉग इन करें।
- शेयर साइट बटन पर क्लिक करें।
- एक नयी विंडो खुलेगी। उस व्यक्ति या समूह का नाम टाइप करें जिसे आप साइट में जोड़ना चाहते हैं। आप साइट को पूरे संगठन के साथ साझा भी कर सकते हैं। डायलॉग बॉक्स में बाहरी उपयोगकर्ताओं को छोड़कर सभी को टाइप करें।
- वांछित अनुमति स्तर सेट करें। आप लोगों को साइट देखने, संपादित करने या पूरी तरह से प्रबंधित करने की अनुमति दे सकते हैं।
- यदि आप चाहें, तो आप अतिरिक्त जानकारी या निर्देशों वाला एक संदेश संलग्न कर सकते हैं।
- काम पूरा हो जाने पर शेयर करें पर क्लिक करें.
SharePoint टीम का उपयोग करके कुछ भी साझा करें
SharePoint टीम के साथ, आप और आपके सहकर्मी नियमित रूप से दस्तावेज़ों, मीडिया फ़ाइलों और अनुप्रयोगों का निर्बाध रूप से आदान-प्रदान कर सकते हैं। पोर्टल उत्पादकता बढ़ाने और परियोजना सहयोग को अनुकूलित करने के लिए है।
एक टीम के सदस्य के रूप में, आप पोर्टल के होम पेज पर प्रासंगिक निर्देशिकाओं, फाइलों और वेबसाइटों के सभी लिंक तक पहुंच सकते हैं। साइट इंटरैक्शन पर नज़र रखने के लिए आप गतिविधि फ़ीड का भी उपयोग कर सकते हैं।
SharePoint टीम में एक विस्तृत श्रेणी की सुविधाओं के साथ एक फ़ाइल टैब है। कोई भी सदस्य इन सुविधाओं का उपयोग साझा की गई फ़ाइलों को संपादित करने और पोर्टल को अनुकूलित करने के लिए कर सकता है। यहाँ विकल्पों की एक सूची है:
- नई फ़ाइल अनुभाग में अतिरिक्त सुविधाओं तक पहुँचें।
- फ़ाइलों को संबंधित स्थानीय ड्राइव में सिंक करें।
- पोर्टल इंटरफ़ेस को अधिक व्यवस्थित बनाने के लिए दृश्य बदलें। सूची दृश्य, टाइल दृश्य और कॉम्पैक्ट दृश्य सहित कई विकल्प उपलब्ध हैं।
- मैलवेयर या जंक फ़ाइलों को हटा दें या संदिग्ध फ़ाइलों की रिपोर्ट करें।
- अपलोड और चेक-इन फ़ाइलें।
- फ़ाइलों की जाँच करें और डाउनलोड करें।
- फ़ाइल क्रम को पुनर्व्यवस्थित करें।
SharePoint अतिथि साझाकरण सेटिंग प्रबंधित करें
यदि आप एक वैश्विक या SharePoint व्यवस्थापक हैं, तो आपके पास संपूर्ण संगठन के लिए साझाकरण सेटिंग को अनुकूलित करने का अधिकार है। इसका मतलब है कि आप SharePoint सर्वर पर अतिथि उपयोगकर्ताओं की भागीदारी का स्तर तय कर सकते हैं। आपकी आवश्यकताओं के आधार पर, आप कई साझाकरण कॉन्फ़िगरेशन चुन सकते हैं। अतिथि साझाकरण सेटिंग प्रबंधित करने का तरीका यहां दिया गया है:
- अपना ब्राउज़र खोलें और अपने व्यवस्थापक खाते में साइन इन करें।
- बाहरी साझाकरण टैब खोलें।
- अपने संगठन के लिए वांछित साझाकरण स्तर चुनें। आमतौर पर, डिफ़ॉल्ट सेटिंग कोई भी है।
अलग-अलग साझाकरण सेटिंग्स पहुंच के विभिन्न स्तरों का संकेत देती हैं। आपके द्वारा साझा किए जा रहे दस्तावेज़ के प्रकार से मेल खाने वाला एक चुनना सुनिश्चित करें। यहां प्रत्येक साझाकरण कॉन्फ़िगरेशन का त्वरित विश्लेषण दिया गया है:
- कोई भी। यह सेटिंग उपयोगकर्ताओं को ऐसे लिंक साझा करने की अनुमति देती है जिनके लिए किसी प्रमाणीकरण की आवश्यकता नहीं होती है। इसका मतलब है कि वे इसे मौजूदा मेहमानों और नए लोगों दोनों को भेज सकते हैं। एक व्यवस्थापक के रूप में, आप प्रत्येक लिंक के लिए एक समाप्ति तिथि निर्धारित कर सकते हैं।
- नए प्लस मौजूदा मेहमान। इस सेटिंग के साथ, मेहमानों को लिंक तक पहुंचने के लिए अपने Microsoft खाते से साइन इन करना होगा। वे अपने स्कूल या कंपनी की यूजर आईडी का भी इस्तेमाल कर सकते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि इस प्रकार के लिंक के लिए पहचान सत्यापन कोड की आवश्यकता होती है।
- केवल मौजूदा अतिथि। इस तरह, आप अपनी निर्देशिका से मेहमानों के साथ फ़ाइलें साझा करने में सक्षम होंगे। इसमें वे सभी लोग शामिल हैं, जिन्होंने पूर्व में आपके आमंत्रणों को स्वीकार किया है। यह उन मेहमानों को भी संदर्भित करता है जिन्हें आपने मैन्युअल रूप से जोड़ा है अज़ूर बी2बी या इसी तरह की सहयोगी सुविधाएँ।
- केवल आपके संगठन के सदस्य। यदि आप बाहरी उपयोगकर्ताओं को अपनी निर्देशिका तक पहुँचने से रोकना चाहते हैं, तो यह सेटिंग चुनें। यह बाहरी साझाकरण सुविधा को अक्षम करता है और सभी फाइलों को आपके संगठन के भीतर रखता है।
यदि आप बाहरी साझाकरण को अक्षम करते हैं, तो इसे वापस चालू करें, जिन मेहमानों को पहले एक्सेस की अनुमति दी गई थी, वे अभी भी सर्वर से जुड़ सकते हैं। यदि आप नहीं चाहते कि अतिथि विशिष्ट साइटों तक पहुंच प्राप्त करें, तो आपको उन साइटों के लिए अलग-अलग सेटिंग बंद करनी होगी।
SharePoint अतिथि साझाकरण अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
जब भी मुझे आवश्यकता हो, मैं बाहरी साझाकरण को कैसे चालू और बंद कर सकता हूँ?
आपके द्वारा अपने SharePoint सर्वर पर सहेजी गई फ़ाइलें साइट अनुमति वाले सभी के लिए पहुँच योग्य हैं। हालाँकि, आप कुछ फ़ाइलों को उन लोगों के साथ साझा करना चाह सकते हैं जो नियमित रूप से SharePoint का उपयोग नहीं करते हैं। यहीं से बाहरी साझाकरण सुविधा चलन में आती है।
सेटिंग को सक्रिय करने के लिए, आपको Microsoft 365 में एक SharePoint प्रबंधक बनना होगा। साइट प्रबंधकों के पास बाहरी साझाकरण को सक्षम या अक्षम करने का अधिकार नहीं है। इसे करने का तरीका यहां बताया गया है:
1. SharePoint व्यवस्थापन केंद्र वेब पेज में लॉग इन करें।
2. बाईं ओर स्थित कॉलम पर नेविगेट करें। सूची से एक साइट चुनें।
3. आप जिस साझाकरण विकल्प को सक्षम करना चाहते हैं, उसके बगल में स्थित मंडली पर क्लिक करें।
उपलब्ध विकल्प कंपनी स्तर पर निर्धारित किए जाते हैं। यदि आप किसी विशेष साइट पर बाहरी साझाकरण अक्षम करते हैं, तो उस पर आपके द्वारा साझा किया गया कोई भी लिंक अब काम नहीं करेगा।
मेहमान मेरे साझा दस्तावेज़ों के साथ क्या कर सकते हैं?
लिंक साझा करते समय, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि इसे खोलने वाला व्यक्ति फ़ाइल में परिवर्तन कर सकता है या नहीं। यदि आप संपादन की अनुमति दें बॉक्स चेक करते हैं, तो लिंक प्राप्त करने के बाद अन्य उपयोगकर्ता यहां क्या कर सकते हैं:
• सर्वर पर फाइल और फोल्डर को अपलोड और डाउनलोड दोनों करते हैं।
• नए फोल्डर बनाएं और नई फाइलें अपलोड करें।
• SharePoint सर्वर से फ़ाइलें निकालें।
• मौजूदा आइटम और फ़ोल्डर संपादित करें।
• फाइलों को एक फोल्डर से दूसरे फोल्डर में ट्रांसफर करें।
• किसी विशेष फ़ाइल का नाम और प्रारूप बदलें।
• फ़ाइल लिंक को अन्य लोगों के साथ साझा करें।
सक्षम संपादन के साथ भी, कुछ चीजें अभी भी सीमा से बाहर हैं। यहां बताया गया है कि रिसीवर क्या नहीं कर सकता है:
• रूट निर्देशिका को संपादित या नाम बदलें। यह अन्य उच्च पदानुक्रम फ़ोल्डरों के लिए जाता है।
• अपने SharePoint सर्वर से अन्य फ़ोल्डर खोलें। वे केवल आपके द्वारा साझा किए गए लोगों को देख और संपादित कर सकते हैं।
• अपनी SharePoint साइट पर बिना अनुमति के किसी और चीज़ तक पहुँचें।
आपकी निर्देशिका पर अतिथि उपयोगकर्ताओं के लिए तीन साझाकरण सेटिंग्स भी उपलब्ध हैं। आप निम्न में से कोई भी विकल्प चुन सकते हैं:
• कोई भी (लिंक को सत्यापन के बिना एक्सेस किया जा सकता है)।
• नए मेहमान (लिंक के लिए अतिथि को अपनी पहचान सत्यापित करने की आवश्यकता है)। Microsoft खाते से साइन इन करने के बाद मौजूदा अतिथि भी इन लिंक्स तक पहुँच सकते हैं।
• केवल मौजूदा मेहमान (साझाकरण उन मेहमानों तक सीमित है जो पहले से ही आपकी निर्देशिका में शामिल हैं)।
• केवल आपके संगठन के सदस्य (कोई बाहरी अतिथि लिंक तक नहीं पहुंच सकता)।
मैं Microsoft SharePoint का उपयोग करके क्या साझा कर सकता हूँ?
SharePoint सभी प्रकार के फ़ाइल स्वरूपों का समर्थन करता है। आप बिना किसी रोक-टोक के अपनी निर्देशिका में बहुत कुछ अपलोड कर सकते हैं।
हालाँकि, पुराने संस्करणों में विशेष फ़ाइल प्रकारों के साथ समस्याएँ हैं। उदाहरण के लिए, निम्नलिखित एक्सटेंशन 2016 सर्वर से पूरी तरह से अवरुद्ध हैं:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• ।साबुन
• .json
• .xamlx
सौभाग्य से, वर्तमान सर्वर की ऐसी कोई सीमा नहीं है। अभी तक, SharePoint से प्रतिबंधित कोई प्रारूप और एक्सटेंशन नहीं हैं।
साझा करना ही देखभाल है
SharePoint ऑनलाइन कार्यस्थल पर आदेश लाता है। सिस्टम की उन्नत सुविधाएँ आपको कुछ ही सरल चरणों में फ़ाइलों और संपूर्ण साइटों दोनों को साझा करने की अनुमति देती हैं।
प्रत्येक स्थिति और लिंक प्रकार के लिए एक पसंदीदा साझाकरण सेटिंग है। ग्लोबल और शेयरपॉइंट एडमिन बाहरी शेयरिंग को भी सक्षम कर सकते हैं और पूरे संगठन के लिए गेस्ट सेटिंग्स को मैनेज कर सकते हैं।
क्या आप और आपके सहकर्मी फ़ाइलों का आदान-प्रदान करने के लिए SharePoint का उपयोग करते हैं? क्या कोई अलग सहयोग प्रणाली है जिसे आप पसंद करते हैं? नीचे टिप्पणी करें और बाहरी साझाकरण सुविधा पर अपने विचार साझा करें।
