Microsoft Excel बड़ी मात्रा में डेटा को संभालने के लिए आदर्श ऐप है। आप इसका उपयोग कुछ ही समय में बहुत सारे काम करने के लिए कर सकते हैं, जब तक आप जानते हैं कि किन कार्यों का उपयोग करना है। लेकिन इसमें महारत हासिल करना कठिन हो सकता है क्योंकि सीखने के लिए कई विशेषताएं और आदेश हैं।
डेटा प्रविष्टि के दौरान गलतियाँ आसानी से हो जाती हैं, और आपको संभवतः जल्दी या बाद में पंक्तियों (या स्तंभों) को स्वैप करने की आवश्यकता होगी। सौभाग्य से, यह सबसे आसान चीजों में से एक है जो आप एक्सेल में कर सकते हैं। दो पंक्तियों को दो अलग-अलग तरीकों से स्वैप करने का तरीका जानने के लिए पढ़ते रहें। आप कॉलम को स्वैप करने के लिए भी उन्हीं विधियों का उपयोग कर सकते हैं।
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काल्पनिक समस्या
इन विधियों को स्पष्ट करने के लिए, हमने यह दिखाते हुए एक एक्सेल फ़ाइल बनाई है कि हम एक सिस्टम व्यवस्थापन सेवा हैं जो सक्रिय सर्वरों का ट्रैक रखती है। चीजें कैसे काम करती हैं, इसका अंदाजा लगाने के लिए हमने कुछ पंक्तियों को भरा है। मान लीजिए कि कंप्यूटर 7 और कंप्यूटर 5 की जानकारी को मिला दिया गया है और आप गलती को सुधारना चाहते हैं।
ध्यान दें कि हमारे उदाहरण में पहली पंक्ति का उपयोग श्रेणी लेबल के लिए किया जाता है, इसलिए कंप्यूटर 5 और उसका डेटा पंक्ति 6 में रखा जाता है, जबकि कंप्यूटर 7 पंक्ति 8 में है।
आइए विधियों पर चलते हैं।
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कॉपी पेस्ट
एक्सेल में कई अलग-अलग ऑपरेशन के लिए पहली विधि का उपयोग किया जाता है। यह सीधा है और इसे पूरा करने में केवल कुछ सेकंड लगते हैं। आप डेटा सेल को सेल द्वारा स्विच करने के बजाय, एक बार में संपूर्ण पंक्तियों या स्तंभों को स्वैप करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं।
इस विधि के लिए आपको केवल एक पंक्ति से जानकारी को कॉपी करके दूसरी पंक्ति में पेस्ट करने की आवश्यकता है। लेकिन सबसे पहले, आपको एक खाली पंक्ति बनानी होगी और वहां डेटा रखना होगा।
यदि आप कंप्यूटर 5 और कंप्यूटर 7 से जुड़े डेटा को स्वैप करना चाहते हैं, तो आपको ठीक यही करना होगा:
- कंप्यूटर 4 और 5 के बीच एक नई पंक्ति डालें। इसे पंक्ति 6 पर राइट-क्लिक करके और सम्मिलित करें विकल्प का चयन करके करें। आपकी खाली पंक्ति पंक्ति 6 होगी।
- एक नई पंक्ति जोड़ना कंप्यूटर 7 को पंक्ति 8 से पंक्ति 9 में ले जाया गया। इस पंक्ति को ढूंढें और कॉलम बी, सी और डी से जानकारी काट लें। आप अपने माउस या शिफ्ट बटन के साथ सेल का चयन कर सकते हैं, और फिर Ctrl + दबाएं एक्स काटने के लिए।
- नई बनाई गई पंक्ति 6 में सेल B6 पर क्लिक करें और Ctrl + V दबाएं। कंप्यूटर 7 का डेटा पंक्ति 6 में चला जाएगा।
- कंप्यूटर 5 का डेटा नीचे भी एक पंक्ति में चला गया, जिसका अर्थ है कि आप कंप्यूटर 5 के लिए डेटा प्राप्त करने के लिए सेल B7, C7, और D7 का चयन करना चाहते हैं। फिर से Ctrl + X दबाएं।
- कंप्यूटर 7 (अर्थात सेल B9) के बगल में खाली सेल का चयन करें और Ctrl + V दबाएं।
- सेल A7 को कॉपी करें और इसे ऊपर के खाली सेल में पेस्ट करें (हमारे उदाहरण में, यह लेबल कंप्यूटर 5 है)।
- अब-रिक्त पंक्ति 7 पर राइट-क्लिक करें और हटाएं चुनें।
आपने कुछ ही क्लिक में सामग्री को एक पंक्ति से दूसरी पंक्ति में स्थानांतरित कर दिया है। आप कॉलम के बीच डेटा स्वैप करने के लिए उसी तकनीक का उपयोग कर सकते हैं। जब आप सैकड़ों पंक्तियों और स्तंभों के साथ लंबी एक्सेल सूचियों पर काम कर रहे हों तो यह विधि विशेष रूप से सहायक होती है क्योंकि यह आपको एक ही समय में अपनी पंक्ति में प्रत्येक सेल को स्वैप करने की अनुमति देती है। एक्सेल में पूरी रो को सेलेक्ट करने के लिए Shift+Space दबाएं।
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आसन्न पंक्तियों या स्तंभों की अदला-बदली
आसन्न पंक्तियों के बीच डेटा की अदला-बदली करना बहुत आसान है क्योंकि आपको एक नई पंक्ति बनाने की आवश्यकता नहीं है। एक्सेल आपको अपने कीबोर्ड पर शिफ्ट को होल्ड करके सेकंड में दो कॉलम या पंक्तियों के बीच डेटा को स्वैप करने की अनुमति देता है। यहाँ आपको क्या करना है:
- उस डेटा का चयन करें जिसे आप स्वैप करना चाहते हैं।
- अपने कीबोर्ड पर Shift कुंजी दबाकर रखें।
- अपने माउस को दो आसन्न पंक्तियों के बीच की सीमा पर तब तक घुमाएं जब तक कि यह एक क्रॉस-एरो आइकन में न बदल जाए।
- अपने माउस को क्लिक करके रखें और तब तक शिफ्ट करें जब तक आपको उस पंक्ति के नीचे एक ग्रे लाइन दिखाई न दे, जिसके साथ आप डेटा स्विच करना चाहते हैं।
- माउस बटन को जाने दें, और डेटा स्थान बदल देगा। आप कॉलम के बीच स्वैप करने के लिए उसी विधि का उपयोग कर सकते हैं।
एक्सेल प्रो बनने का मार्ग
यदि आपकी नौकरी के लिए आपको एक्सेल में काम करने की आवश्यकता है, तो आपको डेटा प्रबंधन कार्यों को तेज और आसान बनाने के विभिन्न तरीके सीखने होंगे। यह कठिन लग सकता है, लेकिन आप YouTube ट्यूटोरियल पा सकते हैं जो आपको सिखाएंगे कि आप जो कुछ भी चाहते हैं उसे कैसे करें।
हार मत मानो
एक्सेल का पूरी तरह से उपयोग करना सीखना आपको अपने कार्यस्थल पर अपूरणीय बना सकता है। पंक्तियों और स्तंभों के बीच डेटा स्विच करना केवल पहला कदम है, लेकिन यह निश्चित रूप से महत्वपूर्ण है।
क्या आप अक्सर एक्सेल का इस्तेमाल करते हैं? आपकी पसंदीदा युक्तियाँ क्या हैं जिन्हें आप दूसरों के साथ साझा करना चाहेंगे? हमें बताएं कि नीचे दिए गए टिप्पणी अनुभाग में हमारे एक्सेल कौशल को कैसे सुधारें।
