अधिकांश आधुनिक व्यवसाय संचार के लिए ईमेल पर निर्भर हैं। ईमेल, या बदतर संपूर्ण ईमेल खातों तक पहुंच खोना विनाशकारी हो सकता है। अपने आउटलुक ईमेल का बैकअप लेना मन की शांति पाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है, यह जानकर कि ईमेल आपके डिवाइस पर कई स्थानों पर संग्रहीत हैं और आसानी से खो नहीं सकते हैं।
इस लेख में, हम कुछ अलग तरीकों से आउटलुक ईमेल का बैकअप लेने का तरीका बताएंगे।
सभी आउटलुक ईमेल का बैकअप और निर्यात कैसे करें
अपने सभी आउटलुक ईमेल का बैकअप लेने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक इसके एकीकृत .pst फ़ाइल स्वरूप का उपयोग करना है। Microsoft Outlook और Microsoft Exchange विशेष रूप से ईमेल, संपर्क जानकारी और पते, और कैलेंडर ईवेंट संग्रहीत करने के लिए PST फ़ाइलों का उपयोग करते हैं। एक स्थिर पीएसटी फ़ाइल का उपयोग आपके वर्तमान आउटलुक ईमेल और संपर्क जानकारी के लिए बैकअप के रूप में किया जा सकता है, और आउटलुक ऑफ़लाइन रहते हुए भी इसे एक्सेस करने में सक्षम होगा।
अपने ईमेल को .pst फ़ाइल में बैकअप करने का तरीका यहां दिया गया है:
- आउटलुक खोलें और दबाएं फ़ाइल शीर्ष पर।
- मेनू में, चुनें ओपन एंड एक्सपोर्ट .
- पर क्लिक करें आयात निर्यात बटन।
- सिस्टम आपकी मुख्य आउटलुक स्क्रीन पर वापस आ जाएगा और निर्यात प्रक्रिया के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करने के लिए आयात/निर्यात विज़ार्ड को पॉप अप करेगा।
- विज़ार्ड में, चुनें फ़ाइल में निर्यात करें सूची से विकल्प, फिर क्लिक करें अगला .
- चुनना आउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst) जब एक फ़ाइल प्रकार का चयन करने के लिए कहा जाए, तो क्लिक करें अगला .
- फिर आपको निर्यात करने के लिए फ़ोल्डरों का चयन करने के लिए प्रेरित किया जाएगा। संपर्क और कैलेंडर डेटा सहित, इससे जुड़े सभी फ़ोल्डरों को निर्यात करने के लिए आप अपने ईमेल खाते का चयन कर सकते हैं। क्लिक अगला जब आप अपने चयन से खुश होते हैं।
- पता पथ चुनें जिसमें बैकअप फ़ाइल सहेजी गई है। पथ याद रखें ताकि आप इसे बाद में एक्सेस कर सकें।
- फ़ाइल का नाम (पथ का अंतिम भाग) बदलना एक अच्छा विचार है। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह बैकअप.पीएसटी .
- यदि आप बैकअप फ़ाइल को डिफ़ॉल्ट पथ में सहेज रहे हैं, तो चुनें कि क्या आप डुप्लिकेट आइटम चाहते हैं।
- (वैकल्पिक) आप पिछले किसी भी संवाद पर वापस जा सकते हैं, शायद फ़ोल्डर चयन को बदलने के लिए, का उपयोग करके पीछे बटन।
- प्रेस खत्म करना निर्यात प्रक्रिया शुरू करने के लिए।
- आउटलुक आपको पासवर्ड बनाने के लिए कहेगा। सुरक्षा कारणों से यह महत्वपूर्ण हो सकता है, लेकिन आपको पासवर्ड दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है।
- आप निकाली गई फ़ाइल को फ़ाइल पथ के लिए निर्दिष्ट स्थान पर पा सकते हैं। अब आप फ़ाइल को कहीं और ले जा सकते हैं या कॉपी कर सकते हैं।
निर्यातित आउटलुक ईमेल तक कैसे पहुंचें
एक बार जब आप फ़ाइलों को निर्यात कर लेते हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि बाद में उन्हें कैसे एक्सेस किया जाए। आउटलुक बैकअप खोलना और आपके ईमेल को सहेजे गए समय बिंदु पर पुनर्स्थापित करना आसान बनाता है। यहां आपको क्या करना है:
- बैकअप फ़ाइल ढूंढें। इसके स्थान और फ़ाइल पथ पर ध्यान दें।
- आउटलुक खोलें।
- दबाएं फ़ाइल , फिर क्लिक करें ओपन एंड एक्सपोर्ट .
- दाईं ओर मेनू में, चुनें आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें .
- यह फाइल एक्सप्लोरर को खोलता है। बैकअप फ़ाइल पर जाएँ। उस पर क्लिक करें, फिर चुनें खुला हुआ .
- सिस्टम आपको मुख्य आउटलुक स्क्रीन पर लौटा देगा।
- बाईं ओर नेविगेशन मेनू पर, नीचे स्क्रॉल करें जब तक कि आपको दिखाई न दे आउटलुक डेटा फ़ाइल . इस श्रेणी में बैकअप फ़ाइल से प्राप्त आइटम शामिल हैं।
- श्रेणी मूल स्वरूपण और फ़ोल्डर सिस्टम को सुरक्षित रखती है।
- आप ईमेल को अन्य फ़ाइलों में ले जाने के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप कर सकते हैं।
अब आपके पास अपने बैक अप ईमेल तक पहुंच है।
एक एकल आउटलुक ईमेल को जल्दी से कैसे बचाएं
कभी-कभी, जब आपको केवल एक या कुछ विशिष्ट ईमेल की आवश्यकता होती है, तो आप सभी ईमेल को सहेजने और आउटलुक को फिर से खोलने का झंझट नहीं चाहते हैं। सौभाग्य से, आउटलुक से एक ईमेल को बचाने के लिए कुछ त्वरित समाधान हैं।
विधि 1 - सीधे एक फ़ोल्डर में सहेजें
- आउटलुक खोलें।
- फ़ाइल एक्सप्लोरर खोलें और उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आप ईमेल को सहेजना चाहते हैं। आपको आउटलुक और फाइल एक्सप्लोरर दोनों को विंडो मोड में रखना होगा और आसान पहुंच के लिए उन्हें इधर-उधर करना होगा।
- उस ईमेल को ड्रैग करें जिसे आप आउटलुक से फोल्डर में सेव करना चाहते हैं।
- आउटलुक स्वचालित रूप से ईमेल को 'आउटलुक आइटम' प्रारूप में संग्रहीत करेगा।
- सहेजे गए ईमेल को आउटलुक में खोलने के लिए डबल-क्लिक करें।
विधि 2 - TXT या HTML के रूप में सहेजें
- वह ईमेल खोलें जिसे आप आउटलुक में सहेजना चाहते हैं।
- चुनना फ़ाइल , फिर चुनें के रूप रक्षित करें .
- फाइल एक्सप्लोरर पॉप अप होगा। उस पथ का चयन करें जहाँ आप ईमेल संग्रहीत करना चाहते हैं। फ़ाइल एक्सप्लोरर के निचले भाग में, आगे वाले तीर पर क्लिक करें टाइप के रुप में सहेजें . या तो चुनें सिर्फ टेक्स्ट .txt प्रारूप में सहेजने के लिए या एचटीएमएल ईमेल को .html फ़ाइल के रूप में सहेजने के लिए।
- एक बार सहेजे जाने के बाद, ईमेल को आपके टेक्स्ट एडिटर (जैसे नोटपैड) से एक्सेस किया जा सकता है यदि यह .txt में है, या आपके ब्राउज़र में यदि यह .html के रूप में सहेजा गया है।
ईमेल को इस तरह से सहेजना किसी भी अनुलग्नक को सुरक्षित नहीं रखता है, इसलिए उन्हें डाउनलोड करना, आवश्यकतानुसार उनका नाम बदलना, और बाद में पहुंच के लिए उन्हें ईमेल के साथ सहेजना सुनिश्चित करें।
विधि 3 - छवि को सहेजने के लिए स्क्रीन कैप्चर का उपयोग करें
आप ईमेल की सामग्री को छवि के रूप में सहेजने के लिए स्क्रीन कैप्चर सॉफ़्टवेयर का भी उपयोग कर सकते हैं। ईमेल की सामग्री को अन्य संचार रूपों में संदर्भित करने के लिए यह विधि उपयोगी हो सकती है, क्योंकि छवियों को ईमेल और अन्य संदेशों पर आसानी से पिन किया जाता है।
- यदि आप Windows का उपयोग कर रहे हैं, तो नए संस्करण पूर्व-स्थापित स्क्रीन कैप्चर सॉफ़्टवेयर के साथ आते हैं, जिसका नाम स्निपिंग टूल (पुराने उपकरणों पर) और स्निप और स्केच है। वैकल्पिक रूप से, आप का उपयोग कर सकते हैं प्रिंट स्क्रीन अपने कीबोर्ड पर बटन दबाएं, फिर चित्र को पेंट में पेस्ट करें।
- मैक उपकरणों के लिए, प्रक्रिया समान है। उपयोग Ctrl + कमांड + 4 एकीकृत स्क्रीन कैप्चर सुविधा को खोलने के लिए शॉर्टकट, फिर चयन क्रॉसहेयर को ईमेल पर किसी क्षेत्र को कवर करने के लिए उसे सहेजने के लिए खींचें।
- लिनक्स के लिए, आप पा सकते हैं a स्क्रीन कैप्चर सॉफ्टवेयर का वर्गीकरण डाउनलोड के लिए उपलब्ध है, जिसका उपयोग ईमेल को छवि के रूप में सहेजने के लिए किया जा सकता है। वैकल्पिक रूप से, गनोम-आधारित मॉडल में एक एकीकृत स्क्रीनशॉट उपयोगिता है अनुप्रयोग > सहायक उपकरण मेनू . कुछ Linux OS संस्करण इसका जवाब देंगे प्रिंट स्क्रीन आपके कीबोर्ड पर बटन, विंडोज सिस्टम की तरह।
अपने कंप्यूटर पर एकाधिक आउटलुक ईमेल कैसे सहेजें
यदि आप एक समय में एक से अधिक ईमेल सहेजना चाहते हैं, लेकिन आपको अपनी संपूर्ण ईमेल लाइब्रेरी की आवश्यकता नहीं है, तो एक बार में सहेजने के लिए कुछ ईमेल चुनने का एक तरीका है। यहां आपको क्या करना है:
- आउटलुक खोलें।
- उन ईमेल का चयन करें जिन्हें आप सहेजना चाहते हैं। पकड़ Ctrl और उन्हें एक बार में चुनने या होल्ड करने के लिए मेल पर क्लिक करें बदलाव पहले और दूसरे क्लिक के बीच ईमेल के एक बैच का चयन करने के लिए।
- के लिए जाओ फ़ाइल> इस रूप में सहेजें .
- संवाद बॉक्स में, उस फ़ोल्डर पर जाएं जिसमें आप ईमेल सहेजना चाहते हैं, फ़ाइल को अपनी इच्छानुसार नाम दें और चुनें सिर्फ टेक्स्ट प्रारूप में सहेजने के लिए के रूप में।
- आउटलुक एक .txt फाइल में चुने गए सभी ईमेल को सेव करेगा। आप उन्हें एक्सेस करने के लिए अपने टेक्स्ट एडिटर का उपयोग कर सकते हैं।
यदि आप उन्हें अलग .txt फ़ाइलों में सहेजना चाहते हैं, तो आपको प्रत्येक ईमेल को अलग से सहेजना होगा। अतिरिक्त आउटलुक प्लगइन्स ऑनलाइन उपलब्ध ईमेल को अलग .txt या वैकल्पिक फ़ाइल स्वरूपों में सहेजने के लिए इस सुविधा का विस्तार कर सकते हैं।
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पूछे जाने वाले प्रश्न
मैं आउटलुक में सभी ईमेल पते कैसे निर्यात करूं?
यदि आप अपनी संपर्क सूची निर्यात करना चाहते हैं (जिसमें आपके संपर्कों के ईमेल पते के साथ-साथ अन्य जानकारी भी शामिल है), तो आप ईमेल निर्यात करने के तरीके के समान चरणों का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, संपर्क जानकारी को एक अलग फ़ाइल प्रारूप में संग्रहीत किया जा सकता है जो अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल है और त्वरित हेरफेर और संपादन के लिए एक्सेल में खोला जा सकता है। यहां आपको क्या करना है:
1. आउटलुक खोलें।
2. चुनें फ़ाइल > खोलें और निर्यात करें > आयात/निर्यात करें .
3. आयात/निर्यात विज़ार्ड में, चुनें फ़ाइल में निर्यात करें .
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4. चुनें अल्पविराम से अलग किये गए मान (.csv) जब किसी फ़ाइल प्रकार का चयन करने के लिए कहा जाए।
5. फ़ोल्डर चयन मेनू में, चुनें संपर्क आपके खाते के अंतर्गत फ़ोल्डर।
6. फ़ाइल पथ की पुष्टि करें, या इसे आवश्यकतानुसार बदलें, फ़ाइल को वांछित नाम दें और क्लिक करें अगला .
7. दबाएं खत्म करना निर्यात प्रक्रिया शुरू करने के लिए।
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8. प्रक्रिया पूरी होने पर आयात/निर्यात संवाद बंद हो जाएगा।
एक्सपोर्ट की गई .csv फाइल को एक्सेल में खोला जा सकता है। यह संपर्क जानकारी के साथ एक बड़ी तालिका प्रदर्शित करेगा। आपके पास शायद बहुत सारी खाली कोशिकाएँ होंगी, और यह पूरी तरह से सामान्य है। आप डेटा को संपादित करने के लिए एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं, हालांकि अतिरिक्त सामग्री डालने से यह आउटलुक के लिए अपठनीय हो सकता है, आपको बाद में फ़ाइल आयात करने की आवश्यकता होगी।
संपर्क जानकारी आयात करने के लिए आप इस फ़ाइल का उपयोग किसी अन्य डिवाइस या ईमेल सेवा पर कर सकते हैं।
आउटलुक पर एक नया रूप
आउटलुक की एकीकृत निर्यात सुविधा के साथ, यदि आप अपने ईमेल खाते तक पहुंच खो देते हैं, चाहे पासवर्ड खो जाने या हैक होने के कारण, आप ईमेल का बैकअप और पुनर्स्थापित कर सकते हैं। ऑनलाइन संचार इतना प्रचलित होने के साथ, अपने ईमेल का बैकअप लेने के लिए नियमित रूप से कुछ मिनट का समय लेने से आप खोई हुई फ़ाइलों पर हाथ-पांव मारने के सिरदर्द से बच सकते हैं।
आप कितनी बार आउटलुक ईमेल निर्यात करते हैं? नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमें बताएं।