सभी आउटलुक ईमेल का बैकअप और निर्यात कैसे करें

अधिकांश आधुनिक व्यवसाय संचार के लिए ईमेल पर निर्भर हैं। ईमेल, या बदतर संपूर्ण ईमेल खातों तक पहुंच खोना विनाशकारी हो सकता है। अपने आउटलुक ईमेल का बैकअप लेना मन की शांति पाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है, यह जानकर कि ईमेल आपके डिवाइस पर कई स्थानों पर संग्रहीत हैं और आसानी से खो नहीं सकते हैं।

इस लेख में, हम कुछ अलग तरीकों से आउटलुक ईमेल का बैकअप लेने का तरीका बताएंगे।

क्या आप अपना स्टीम नाम बदल सकते हैं

सभी आउटलुक ईमेल का बैकअप और निर्यात कैसे करें

अपने सभी आउटलुक ईमेल का बैकअप लेने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक इसके एकीकृत .pst फ़ाइल स्वरूप का उपयोग करना है। Microsoft Outlook और Microsoft Exchange विशेष रूप से ईमेल, संपर्क जानकारी और पते, और कैलेंडर ईवेंट संग्रहीत करने के लिए PST फ़ाइलों का उपयोग करते हैं। एक स्थिर पीएसटी फ़ाइल का उपयोग आपके वर्तमान आउटलुक ईमेल और संपर्क जानकारी के लिए बैकअप के रूप में किया जा सकता है, और आउटलुक ऑफ़लाइन रहते हुए भी इसे एक्सेस करने में सक्षम होगा।

अपने ईमेल को .pst फ़ाइल में बैकअप करने का तरीका यहां दिया गया है:

अपना आउटलुक खोलें, फिर फाइल पर दबाएं।
मेनू में, ओपन एंड एक्सपोर्ट चुनें।
आयात/निर्यात बटन पर क्लिक करें।
सिस्टम आपकी मुख्य आउटलुक स्क्रीन पर वापस आ जाएगा और निर्यात प्रक्रिया के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करने के लिए आयात/निर्यात विज़ार्ड को पॉप अप करेगा।
विज़ार्ड में, सूची से फ़ाइल में निर्यात करें विकल्प चुनें, फिर अगला क्लिक करें।
फ़ाइल प्रकार का चयन करने के लिए संकेत मिलने पर Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) चुनें, फिर अगला क्लिक करें।
फिर आपको निर्यात करने के लिए फ़ोल्डरों का चयन करने के लिए प्रेरित किया जाएगा। संपर्क और कैलेंडर डेटा सहित, इससे जुड़े सभी फ़ोल्डरों को निर्यात करने के लिए आप अपने ईमेल खाते का चयन कर सकते हैं। जब आप अपने चयन से खुश हों तो अगला क्लिक करें।
पता पथ चुनें जिसमें बैकअप फ़ाइल सहेजी गई है। पथ याद रखें ताकि आप इसे बाद में एक्सेस कर सकें।
फ़ाइल का नाम (पथ का अंतिम भाग) बदलना एक अच्छा विचार है। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह backup.pst है।
यदि आप बैकअप फ़ाइल को डिफ़ॉल्ट पथ में सहेज रहे हैं, तो चुनें कि क्या आप डुप्लिकेट आइटम चाहते हैं।
(वैकल्पिक) आप पिछले किसी भी संवाद पर वापस जा सकते हैं, शायद फ़ोल्डर चयन को बदलने के लिए, बैक बटन का उपयोग करके।
निर्यात प्रक्रिया शुरू करने के लिए समाप्त दबाएं।
आउटलुक आपको पासवर्ड बनाने के लिए कहेगा। सुरक्षा कारणों से यह महत्वपूर्ण हो सकता है, लेकिन आपको पासवर्ड दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है।
आप निकाली गई फ़ाइल को फ़ाइल पथ के लिए निर्दिष्ट स्थान पर पा सकते हैं। अब आप फ़ाइल को कहीं और ले जा सकते हैं या कॉपी कर सकते हैं।

निर्यातित आउटलुक ईमेल तक कैसे पहुंचें

एक बार जब आप फ़ाइलों को निर्यात कर लेते हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि बाद में उन्हें कैसे एक्सेस किया जाए। आउटलुक बैकअप खोलना और आपके ईमेल को सहेजे गए समय बिंदु पर पुनर्स्थापित करना आसान बनाता है। यहां आपको क्या करना है:

बैकअप फ़ाइल ढूंढें। इसके स्थान और फ़ाइल पथ पर ध्यान दें।
आउटलुक खोलें।
फाइल पर प्रेस करें, फिर ओपन एंड एक्सपोर्ट पर क्लिक करें।
दाईं ओर स्थित मेनू में, Outlook डेटा फ़ाइल खोलें चुनें.
यह फाइल एक्सप्लोरर को खोलता है। बैकअप फ़ाइल पर जाएँ। उस पर क्लिक करें, फिर ओपन चुनें।
सिस्टम आपको मुख्य आउटलुक स्क्रीन पर लौटा देगा।
बाईं ओर नेविगेशन मेनू पर, आउटलुक डेटा देखने तक नीचे स्क्रॉल करें। इस श्रेणी में बैकअप फ़ाइल से प्राप्त आइटम शामिल हैं।
श्रेणी मूल स्वरूपण और फ़ोल्डर सिस्टम को सुरक्षित रखती है।
आप ईमेल को अन्य फ़ाइलों में ले जाने के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप कर सकते हैं।

अब आपके पास अपने बैकअप किए गए ईमेल तक पहुंच है।

एक एकल आउटलुक ईमेल को जल्दी से कैसे बचाएं

कभी-कभी, जब आपको केवल एक या कुछ विशिष्ट ईमेल की आवश्यकता होती है, तो आप सभी ईमेल को सहेजने और आउटलुक को फिर से खोलने का झंझट नहीं चाहते हैं। सौभाग्य से, आउटलुक से एक ईमेल को बचाने के लिए कुछ त्वरित समाधान हैं।

विधि 1 - सीधे एक फ़ोल्डर में सहेजें

आउटलुक खोलें।
फ़ाइल एक्सप्लोरर खोलें और उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आप ईमेल को सहेजना चाहते हैं। आपको आउटलुक और फाइल एक्सप्लोरर दोनों को विंडो मोड में रखना होगा और आसान पहुंच के लिए उन्हें इधर-उधर करना होगा।
उस ईमेल को खींचें जिसे आप Outlook से फ़ोल्डर में सहेजना चाहते हैं।
आउटलुक स्वचालित रूप से ईमेल को आउटलुक आइटम प्रारूप में संग्रहीत करेगा।
सहेजे गए ईमेल को आउटलुक में खोलने के लिए डबल-क्लिक करें।

विधि 2 - TXT या HTML के रूप में सहेजें

वह ईमेल खोलें जिसे आप आउटलुक में सहेजना चाहते हैं।
फ़ाइल का चयन करें, फिर इस रूप में सहेजें चुनें।
फाइल एक्सप्लोरर पॉप अप होगा। उस पथ का चयन करें जहाँ आप ईमेल संग्रहीत करना चाहते हैं। फ़ाइल एक्सप्लोरर के निचले भाग में, प्रकार के रूप में सहेजें के आगे तीर पर क्लिक करें। ईमेल को .html फ़ाइल के रूप में सहेजने के लिए या तो केवल .txt प्रारूप में सहेजने के लिए टेक्स्ट या HTML का चयन करें।
एक बार सहेजे जाने के बाद, ईमेल को आपके टेक्स्ट एडिटर (जैसे नोटपैड) से एक्सेस किया जा सकता है यदि यह .txt में है, या आपके ब्राउज़र में यदि यह .html के रूप में सहेजा गया है।

ईमेल को इस तरह से सहेजना किसी भी अटैचमेंट को सुरक्षित नहीं रखता है, इसलिए उन्हें डाउनलोड करना सुनिश्चित करें, आवश्यकतानुसार उनका नाम बदलें, और बाद में एक्सेस के लिए उन्हें ईमेल के साथ सहेजें।

विधि 3 - छवि को सहेजने के लिए स्क्रीन कैप्चर का उपयोग करें

ईमेल की सामग्री को छवि के रूप में सहेजने के लिए आप स्क्रीन कैप्चर सॉफ़्टवेयर का भी उपयोग कर सकते हैं। ईमेल की सामग्री को अन्य संचार रूपों में संदर्भित करने के लिए यह विधि उपयोगी हो सकती है, क्योंकि छवियों को ईमेल और अन्य संदेशों में आसानी से पिन किया जाता है।

यदि आप Windows का उपयोग कर रहे हैं, तो नए संस्करण पूर्व-स्थापित स्क्रीन कैप्चर सॉफ़्टवेयर के साथ आते हैं, जिसका नाम स्निपिंग टूल (पुराने उपकरणों पर) और स्निप और स्केच है। वैकल्पिक रूप से, आप अपने कीबोर्ड पर प्रिंट स्क्रीन बटन का उपयोग कर सकते हैं, फिर चित्र को पेंट में पेस्ट कर सकते हैं।

मैक उपकरणों के लिए, प्रक्रिया समान है। एकीकृत स्क्रीन कैप्चर सुविधा को खोलने के लिए Ctrl + Command + 4 शॉर्टकट का उपयोग करें, फिर चयन क्रॉसहेयर को ईमेल पर किसी क्षेत्र को कवर करने के लिए उसे सहेजने के लिए खींचें।

लिनक्स के लिए, आप पा सकते हैं a स्क्रीन कैप्चर सॉफ्टवेयर का वर्गीकरण डाउनलोड के लिए उपलब्ध है, जिसका उपयोग ईमेल को छवि के रूप में सहेजने के लिए किया जा सकता है। वैकल्पिक रूप से, गनोम-आधारित मॉडलों में अनुप्रयोग > सहायक उपकरण मेनू में एक एकीकृत स्क्रीनशॉट उपयोगिता होती है। कुछ लिनक्स ओएस संस्करण आपके कीबोर्ड पर प्रिंट स्क्रीन बटन का जवाब देंगे, ठीक उसी तरह जैसे विंडोज सिस्टम में होता है।

मैं आउटलुक में सभी ईमेल पते कैसे निर्यात करूं?

यदि आप अपनी संपर्क सूची निर्यात करना चाहते हैं (जिसमें आपके संपर्कों के ईमेल पते के साथ-साथ अन्य जानकारी भी शामिल है), तो आप ईमेल निर्यात करने के तरीके के समान चरणों का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, संपर्क जानकारी को एक अलग फ़ाइल प्रारूप में संग्रहीत किया जा सकता है जो अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल है और त्वरित हेरफेर और संपादन के लिए एक्सेल में खोला जा सकता है। यहां आपको क्या करना है:

आउटलुक खोलें।
फ़ाइल > खोलें और निर्यात करें > आयात/निर्यात चुनें।
आयात/निर्यात विज़ार्ड में, फ़ाइल के रूप में सहेजें चुनें।
फ़ाइल प्रकार का चयन करने के लिए संकेत दिए जाने पर अल्पविराम से अलग किए गए मान (.csv) चुनें।
फ़ोल्डर चयन मेनू में, अपने खाते के अंतर्गत संपर्क फ़ोल्डर का चयन करें।
फ़ाइल पथ की पुष्टि करें, या इसे आवश्यकतानुसार बदलें। फ़ाइल को इच्छानुसार नाम दें।
निर्यात प्रक्रिया शुरू करने के लिए समाप्त दबाएं।
प्रक्रिया पूरी होने पर आयात/निर्यात संवाद बंद हो जाएगा।

एक्सपोर्ट की गई .csv फाइल को एक्सेल में खोला जा सकता है। यह संपर्क जानकारी के साथ एक बड़ी तालिका प्रदर्शित करेगा। आपके पास शायद बहुत सारी खाली कोशिकाएँ होंगी, और यह पूरी तरह से सामान्य है। आप डेटा को संपादित करने के लिए एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं, हालांकि अतिरिक्त सामग्री डालने से यह आउटलुक के लिए अपठनीय हो सकता है, आपको बाद में फ़ाइल आयात करने की आवश्यकता होगी।

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संपर्क जानकारी आयात करने के लिए आप इस फ़ाइल का उपयोग किसी अन्य डिवाइस या ईमेल सेवा पर कर सकते हैं।

मैं अपने कंप्यूटर पर एकाधिक आउटलुक ईमेल कैसे सहेज सकता हूँ?

यदि आप एक समय में एक से अधिक ईमेल सहेजना चाहते हैं, लेकिन आपको अपनी संपूर्ण ईमेल लाइब्रेरी की आवश्यकता नहीं है, तो एक बार में सहेजने के लिए कुछ ईमेल चुनने का एक तरीका है। यहां आपको क्या करना है:

आउटलुक खोलें।
उन ईमेल का चयन करें जिन्हें आप सहेजना चाहते हैं। एक बार में एक का चयन करने के लिए Ctrl दबाए रखें और मेल पर क्लिक करें, या पहले और दूसरे क्लिक के बीच ईमेल के बैच का चयन करने के लिए Shift दबाए रखें।
फ़ाइल > इस रूप में सहेजें पर जाएँ।
संवाद बॉक्स में, उस फ़ोल्डर पर जाएं जिसमें आप ईमेल को सहेजना चाहते हैं, फ़ाइल को अपनी इच्छानुसार नाम दें, और केवल टेक्स्ट को प्रारूप के रूप में सहेजने के लिए चुनें।
आउटलुक एक .txt फाइल में चुने गए सभी ईमेल को सेव करेगा। आप उन्हें एक्सेस करने के लिए अपने टेक्स्ट एडिटर का उपयोग कर सकते हैं।

यदि आप उन्हें अलग .txt फ़ाइलों में सहेजना चाहते हैं, तो आपको प्रत्येक ईमेल को अलग से सहेजना होगा। अतिरिक्त आउटलुक प्लगइन्स ऑनलाइन उपलब्ध ईमेल को अलग .txt या वैकल्पिक फ़ाइल स्वरूपों में सहेजने के लिए इस सुविधा का विस्तार कर सकते हैं।

आउटलुक पर एक नया रूप

आउटलुक की एकीकृत निर्यात सुविधा के साथ, यदि आप अपने ईमेल खाते तक पहुंच खो देते हैं, चाहे पासवर्ड खो जाने या हैक होने के कारण, आप ईमेल का बैकअप और पुनर्स्थापित कर सकते हैं। ऑनलाइन संचार इतना प्रचलित होने के साथ, अपने ईमेल का बैकअप लेने के लिए नियमित रूप से कुछ मिनट का समय लेने से आप खोई हुई फ़ाइलों पर पांव मारने के सिरदर्द से बच सकते हैं।

आप कितनी बार आउटलुक ईमेल निर्यात करते हैं? नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमें बताएं।