दुनिया भर में लाखों उपयोगकर्ताओं के साथ, आउटलुक सबसे लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट में से एक है। इसका कारण यह है कि यह एक ईमेल प्लेटफॉर्म से कहीं अधिक है। उपयोगकर्ताओं के पेशेवर जीवन को व्यवस्थित करने के लिए भी कई विकल्प हैं।
समय के साथ, आपका आउटलुक इनबॉक्स बंद होना तय है। इससे आपके मेल के माध्यम से नेविगेट करना और सबसे महत्वपूर्ण जानकारी ढूंढना बहुत कठिन हो जाता है। भले ही आउटलुक ऐसे कार्यों से सुसज्जित है जो इसे आसान बना सकते हैं, वे अक्सर आपके इनबॉक्स में स्पष्टता की कमी की भरपाई करने के लिए पर्याप्त नहीं होते हैं।
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जब ऐसा होता है, तो आप अपने मेल को सबसे अच्छे तरीके से व्यवस्थित करना चाहेंगे। शुक्र है, अनावश्यक मेल की कई श्रेणियों को हटाने और यहां तक कि सभी को हटाने के कई तरीके हैं। आइए उपलब्ध विकल्पों पर चलते हैं।
फ़ोल्डर से सभी मेल हटाना De
यदि आप किसी विशिष्ट फ़ोल्डर से ईमेल हटाना चाहते हैं, तो इसे करने का एक आसान तरीका है। यहां वे चरण दिए गए हैं जिनका आपको पालन करने की आवश्यकता है:
बाईं ओर स्थित फ़ोल्डर पर क्लिक करें
फ़ोल्डर फलक का विस्तार करें। आप फलक के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित तीर पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं।
फोल्डर के नाम पर राइट क्लिक करें
फ़ोल्डर फलक के भीतर, उस फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें जहां आप ईमेल हटाना चाहते हैं, फिर सभी हटाएं पर जाएं।
मिटाने की पुष्टि
संकेत मिलने पर 'हां' पर क्लिक करके हटाने की पुष्टि करें।
ध्यान रखें कि यह ईमेल को पूरी तरह से नहीं हटाता है। इसके बजाय, यह उन्हें केवल हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जाता है। यदि आपका मुख्य लक्ष्य आउटलुक को थोड़ा बेहतर तरीके से व्यवस्थित करना है, तो यह पर्याप्त होना चाहिए। हालाँकि, यदि आप कुछ स्थान खाली करना चाहते हैं, तो आपको हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली करना होगा।
ऐसा करने के लिए, फ़ोल्डर फलक का उपयोग करके फ़ोल्डर में नेविगेट करें, उस पर राइट-क्लिक करें, फिर खाली फ़ोल्डर पर जाएं। जब आपसे निष्कासन की पुष्टि करने के लिए कहा जाए, तो हाँ पर क्लिक करें।
एक फ़ोल्डर से एकाधिक ईमेल हटाना Email
अगर आपको लगता है कि किसी फ़ोल्डर में अभी भी कुछ महत्वपूर्ण ईमेल हैं जिन्हें आप बेहतर तरीके से रखेंगे, तो आप उस फ़ोल्डर में एक साथ कई ईमेल हटा सकते हैं, यानी अनावश्यक ईमेल। इसे करने का तरीका यहां बताया गया है:
'Shift' कुंजी का उपयोग करके हाइलाइट करें
यदि आप एक से अधिक लगातार ईमेल हटाना चाहते हैं, तो संदेश सूची पर जाएँ और पहले वाले पर क्लिक करें। फिर, अपने कीबोर्ड पर Shift कुंजी दबाए रखते हुए, उस अंतिम ईमेल पर क्लिक करें जिसे आप हटाना चाहते हैं। एक बार सभी ईमेल चुने जाने के बाद, Delete . को हिट करें
गैर-लगातार ईमेल के लिए, पहले वाले ईमेल पर क्लिक करें जिसे आप हटाना चाहते हैं, Ctrl (पीसी पर) कुंजी या मैक पर सीएमडी कुंजी दबाए रखें, और प्रत्येक ईमेल का चयन करें जिसे आप एक समय में हटाना चाहते हैं। एक बार जब आप उन सभी को चुन लेते हैं, तो हटाएं दबाएं
'सभी का चयन करें' का उपयोग करके हाइलाइट करें
यदि आप अपने सभी ईमेल का चयन करना चाहते हैं, तो आप Ctrl + A दबा सकते हैं। यदि आप गलती से किसी ईमेल का चयन करते हैं जिसे आप हटाना नहीं चाहते हैं, तो आप Ctrl कुंजी दबाकर और उस पर क्लिक करके इसे अचयनित कर सकते हैं।
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चयनित ईमेल नीले रंग को हाइलाइट करेंगे।
एक ही प्रेषक से सभी मेल हटाना
कभी-कभी, मुट्ठी भर प्रेषकों से मेल हटाने से आपके इनबॉक्स में बहुत फर्क पड़ सकता है। आउटलुक आपको एक ही प्रेषक से सभी ईमेल को आसान तरीके से निकालने की अनुमति देता है। यहाँ क्या करना है:
ऊपरी दाएं कोने में खोज बॉक्स में टैप करें और फिर प्रेषक का नाम टाइप करें
सभी का चयन करने के लिए CTRL + A या CMD + A का उपयोग करें
किसी भी ईमेल पर क्लिक करें और उन सभी को चुनने के लिए Ctrl + A दबाएं।
'हटाएं' पर क्लिक करें
किसी भी चयनित ईमेल पर राइट-क्लिक करें और 'हटाएं' पर क्लिक करें।
सभी जंक ईमेल हटाएं
एक चीज जो जल्दी भर सकती है वह है आपका जंक फोल्डर। सौभाग्य से, आउटलुक इस डेटा को शुद्ध करना आसान बनाता है।
ईमेल खाते पर राइट-क्लिक करें
'खाली जंक फ़ोल्डर' पर क्लिक करें और 'हटाएं' पर क्लिक करें।
आउटलुक से ईमेल अकाउंट डिलीट करें
यदि आप आउटलुक में कुछ जगह खाली करना चाहते हैं तो आप एक संपूर्ण ईमेल पता और उसके सभी भंडारण को हटा सकते हैं। यह मानते हुए कि अब आप उस पते का उपयोग नहीं कर रहे हैं जिसे आप हटाने जा रहे हैं, इन निर्देशों का पालन करें:
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'फ़ाइल' पर क्लिक करें और 'खाता सेटिंग' पर क्लिक करें
मैक उपयोगकर्ता 'इनबॉक्स' के ऊपर आउटलुक के बाईं ओर ईमेल खाते पर राइट-क्लिक कर सकते हैं
हटाने के लिए खाते पर 'हटाएं' पर क्लिक करें
मैक यूजर्स को नीचे बाईं ओर माइनस सिंबल पर क्लिक करना होगा।
मिटाने की पुष्टि
अंतिम शब्द
जैसा कि आप देख सकते हैं, अपने आउटलुक को व्यवस्थित करने के लिए आप कई तरह की चीजें कर सकते हैं। कुछ ही क्लिक में, आप उन सभी ईमेल से छुटकारा पा सकते हैं जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है, ताकि आप अधिक महत्वपूर्ण ईमेल पर बेहतर ध्यान केंद्रित कर सकें।
यदि आपका संग्रहण समाप्त हो गया है, तो हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली करना न भूलें। ईमेल को स्थायी रूप से हटाने का यही एकमात्र तरीका है, जो आपको संभवतः हर बार बल्क डिलीट करने पर करना चाहिए।