जब कई उपयोगकर्ताओं को साझा Google शीट में डेटा दर्ज करने की आवश्यकता होती है, तो यह अक्सर भ्रम पैदा कर सकता है। यह वह जगह है जहाँ ड्रॉप-डाउन सूचियाँ बहुत मददगार हो सकती हैं।
यदि आप नहीं चाहते कि टीम के साथी रैंडम प्रविष्टियाँ टाइप करें, टाइपो करें, या कोई फॉर्मूला गड़बड़ करें, तो आप उनकी प्रविष्टियों को चुनने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची बनाकर मान्य कर सकते हैं।
इस लेख में, हम आपको इस उपयोगी और समय की बचत करने वाली विशेषता के बारे में जानने के लिए आवश्यक सब कुछ दिखाएंगे।
Google शीट्स सेल में ड्रॉप-डाउन सूची सम्मिलित करने के लिए डेटा सत्यापन का उपयोग करना
जिस शीट पर आप काम कर रहे हैं उसे खोलने के बाद, ड्रॉप-डाउन सूची सम्मिलित करना आसान है:
- वह सेल चुनें जिसमें आप ड्रॉप-डाउन सूची डालना चाहते हैं।
- सेल पर राइट-क्लिक करें।
- डेटा सत्यापन> मानदंड पर क्लिक करें।
- वस्तुओं की सूची या किसी श्रेणी से सूची में से चुनें - जो भी आपके लिए उपयुक्त हो।
- यदि आपने आइटमों की सूची को चुना है, तो उपयुक्त आइटम डालें। सुनिश्चित करें कि वे अल्पविराम से अलग हैं और रिक्त स्थान नहीं हैं।
- यदि आपने किसी श्रेणी से सूची को चुना है, तो उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन सूची में शामिल करना चाहते हैं।
- नीचे तीर को प्रदर्शित करने के लिए सक्षम करने के लिए सेल फ़ील्ड में ड्रॉपडाउन सूची दिखाएँ (सूची अन्यथा दिखाई नहीं देगी) की जाँच करें।
- सहेजें क्लिक करें.
यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता टाइप कर सकें, तो सेल फ़ील्ड में ड्रॉपडाउन सूची दिखाएँ को अनचेक करें। लोगों को अमान्य आइटम टाइप करने से रोकने के लिए, इनपुट अस्वीकार करें चुनें।
क्रिएटिव मोड में कैसे उड़ें
यदि आप एक से अधिक सेल में ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ना चाहते हैं:
- सेल रेंज का चयन करके उन सभी को हाइलाइट करें या बस उन्हें अपने माउस या कीबोर्ड से चुनें।
- ऊपर बताए गए चरणों को दोहराएं।
आपके सहयोगियों को अपना डेटा टाइप करने देने का विकल्प भी है, लेकिन अगर वे कुछ भी अमान्य दर्ज करते हैं तो एक चेतावनी देखें। उस स्थिति में, आपको दिखाएँ चेतावनी विकल्प चुनना चाहिए। वैकल्पिक रूप से, आप अस्वीकृत इनपुट विकल्प का चयन कर सकते हैं और कुछ भी दर्ज करने की अनुमति नहीं दे सकते जो आपकी वस्तुओं की सूची में नहीं है।
ड्रॉप-डाउन सूची को संशोधित करने के लिए, बस इन चरणों का पालन करें:
- उस सेल पर क्लिक करें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं।
- डेटा > डेटा सत्यापन पर क्लिक करें।
- सूचीबद्ध प्रविष्टियों का पता लगाएँ और उन्हें संपादित करें, और फिर सहेजें पर क्लिक करें।
ड्रॉप-डाउन सूची को हटाने के लिए:
- उस सेल पर क्लिक करें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं।
- डेटा> डेटा सत्यापन पर क्लिक करें
- सत्यापन हटाएं चुनें।
डेटा सत्यापन क्या है?
डेटा सत्यापन Google पत्रक में एक विकल्प है जो आइटम को मान्य करके आपके डेटा को व्यवस्थित करने में आपकी सहायता करता है। आप मुख्य मेनू में डेटा पर क्लिक करके और फिर डेटा सत्यापन का चयन करके इसे एक्सेस कर सकते हैं। अक्सर, इसका उपयोग विभिन्न कक्षों के भीतर ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाने के लिए किया जाता है। यह आपको किसी दी गई सूची की सामग्री और डिज़ाइन को संशोधित करने की भी अनुमति देता है।
डेटा को मान्य करने के तरीकों में से एक मानदंड लागू करना है जो उपयोगकर्ताओं को एक पूर्वनिर्धारित प्रकार का डेटा दर्ज करने देता है, जैसे कि संख्याएं, तिथियां, या आइटम की सूची।
रेडिट पर यूजरनेम कैसे बदलें
- डेटा सत्यापन मेनू में, मानदंड पर क्लिक करें।
- उपयुक्त प्रकार या आइटम के प्रकार की जाँच करें जिन्हें आप अपने साथियों को दर्ज करना चाहते हैं।
- यदि आप चाहें, तो आप इनपुट बॉक्स में सटीक आइटम - जैसे संख्याएं, सूत्र, तिथियां या शब्द जोड़ सकते हैं।
- जब आप कर लें, तो सहेजें पर क्लिक करें।
ड्रॉप-डाउन सूचियों के साथ कार्य करना
अगली बार जब आप - या कोई अन्य - उस सेल पर क्लिक करते हैं, तो कुछ टाइप करने के विकल्प के बजाय, आपके द्वारा जोड़े गए आइटम की सूची होगी। यदि आपने सत्यापन सहायता टेक्स्ट बॉक्स दिखाएँ चेक किया है, तो आपके द्वारा दर्ज किया गया टेक्स्ट हर बार किसी मान्य सेल पर क्लिक करने पर प्रकट होता है।
यदि आपने चेतावनी दिखाएँ विकल्प चुना है, तो अमान्य डेटा दर्ज करने से चेतावनी ट्रिगर हो जाएगी। अगर किसी को इस बारे में निश्चित नहीं है कि चेतावनी का क्या अर्थ है, तो उन्हें केवल चिह्नित प्रविष्टि पर माउस घुमाना चाहिए।
अगर आपने रिजेक्ट इनपुट विकल्प चुना है, तो लोगों को एक चेतावनी भी मिलेगी और वे अमान्य आइटम्स को सेव नहीं कर पाएंगे।
ड्रॉप-डाउन सूची में डेटा सॉर्ट करने के लिए रंगों का उपयोग करना
यदि आप अपनी शीट के माध्यम से नेविगेट करना आसान बनाना चाहते हैं और ड्रॉप-डाउन सूची में कुछ रंग जोड़ना चाहते हैं, तो आप सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- ड्रॉपडाउन सूची वाले उन कक्षों का चयन करें जो एक निश्चित रंग में होना चाहते हैं।
- राइट क्लिक करें और सशर्त स्वरूपण> एकल रंग या रंग स्केल चुनें।
- स्वरूपण शैली में, रंग या पैमाने का चयन करें।
- संपन्न पर क्लिक करें (या कोई अन्य नियम जोड़ें)।
डेटा सत्यापन के साथ आप और क्या कर सकते हैं
अपनी शीट में ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ने के अलावा, आप अन्य उद्देश्यों के लिए भी डेटा सत्यापन का उपयोग कर सकते हैं। इसमे शामिल है:
- भविष्य के कार्यों को ट्रैक करना। डेटा सत्यापन में, दिनांक विकल्प चुनें, ऊपर बताए अनुसार सशर्त स्वरूपण सेट करें, और इसे सेट करें ताकि सभी आइटम जिनमें एक निश्चित तिथि शामिल है, स्वचालित रूप से धूसर हो जाएं।
- चेकबॉक्स में मान सेट करना। जब आप ड्रॉप-डाउन सूची में चेकबॉक्स जोड़ते हैं, तो आप उन्हें मान भी निर्दिष्ट कर सकते हैं, जैसे हाँ या नहीं।
- डेटा मेनू में डेटा सत्यापन का चयन करें।
- मानदंड के तहत, चेकबॉक्स चुनें.
- कस्टम सेल मानों का उपयोग करें चुनें और हां, नहीं, या जो भी आप चाहें टाइप करें।
- अन्य लोगों को आपकी स्क्रिप्ट या फ़ार्मुलों के साथ खिलवाड़ करने से रोकना। आप जिस भी सेल को बरकरार रखना चाहते हैं, उसे लॉक करने के लिए रिजेक्ट इनपुट विकल्प का उपयोग करें।
ड्रॉप डाउन सूचियों के साथ फर्क करें
ड्रॉप-डाउन सूची सम्मिलित करने, डेटा मान्य करने और बहुत कुछ करने के विकल्प के साथ, Google पत्रक Microsoft Excel का एक बढ़िया निःशुल्क विकल्प है। डेटा सत्यापन आपको सेल के भीतर मानों को एक श्रेणी या आइटम की एक सूची तक सीमित करने में मदद करता है जिसे आप अपनी आवश्यकताओं के आधार पर परिभाषित, बदल या हटा सकते हैं। जबकि आपकी टीम के साथी अपना डेटा सम्मिलित कर सकते हैं और आपके प्रोजेक्ट में योगदान कर सकते हैं, आपके पास उन्हें साझा शीट में गड़बड़ी करने से रोकने का विकल्प है।
क्या आपने पहले ही Google पत्रक में ड्रॉप-डाउन सूची सम्मिलित करने का प्रयास किया है? यह कैसे हुआ? नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमें बताएं।
