SharePoint में दस्तावेज़ों को कैसे स्थानांतरित करें

दस्तावेज़ों को प्रबंधित करना SharePoint में सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों में से एक है। व्यवसाय में, दस्तावेज़ अक्सर चीजें विकसित कर रहे हैं। वे व्यवसाय के लिए OneDrive पर प्रारंभ हो सकते हैं और संगठन की टीम साइट पर समाप्त हो सकते हैं। दस्तावेज़ अक्सर स्थान बदलते हैं इसलिए SharePoint में दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने के बारे में जानना महत्वपूर्ण है।

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इसे करने के कई तरीके

SharePoint में काम करने वाला हर कोई जानता है कि किसी विशेष कार्य को करने के कई तरीके हैं। दस्तावेजों को स्थानांतरित करना कोई अपवाद नहीं है। आप फ़ाइल एक्सप्लोरर या माइग्रेशन टूल का उपयोग करते हैं या नहीं, यह कई कारकों पर निर्भर करता है, जैसे कि स्थानांतरित किए गए दस्तावेज़ों की संख्या, संस्करण इतिहास प्रतिधारण का महत्व, मेटाडेटा, और बहुत कुछ।

1. फाइल एक्सप्लोरर

फ़ाइल एक्सप्लोरर का उपयोग करके दस्तावेज़ को स्थानांतरित करने के लिए, लक्ष्य और स्रोत दस्तावेज़ पुस्तकालय दोनों खोलें (इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह एक ही साइट है)। चुनते हैं फाइल ढूँढने वाला ड्रॉप-डाउन मेनू में। यह प्रत्येक पुस्तकालय के लिए एक एक्सप्लोरर दृश्य खोलता है। दो एक्सप्लोरर दृश्यों के बीच आइटम ले जाने के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप का उपयोग करें।

यदि स्रोत और लक्ष्य दोनों स्थानों ने सामग्री प्रकार निर्धारित किए हैं, तो आप फ़ोल्डर और फ़ाइलों दोनों को स्थानांतरित कर सकते हैं और सामग्री प्रकार बनाए रख सकते हैं। यदि स्रोत और लक्ष्य दोनों स्थानों को समान मेटाडेटा का उपयोग करके परिभाषित किया जाता है, तो यह विधि कस्टम मेटाडेटा को भी बरकरार रखती है।

हालाँकि, प्रक्रिया मैनुअल है और यह एक चाल से अधिक एक प्रति है, जिसका अर्थ है कि आपको स्थानांतरित करने के बाद स्रोत आइटम को हटाना होगा। यह संस्करण इतिहास या गुणों द्वारा निर्मित, निर्मित, संशोधित और संशोधित नहीं रखता है।

2. में ले जाएँ / कॉपी करें

हालांकि उपयोगी और सरल, करने के लिए कदम तथा को कॉपी आदेश केवल SharePoint Online पर उपलब्ध हैं। यह विकल्प आपको व्यवसाय के लिए OneDrive या SharePoint से दस्तावेज़ों को SharePoint या OneDrive में गंतव्य पर ले जाने की अनुमति देता है। फ़ाइल का चयन करें और दो आदेशों में से किसी एक पर क्लिक करें। करने के लिए कदम विकल्प आपके दस्तावेज़ को मेटाडेटा और संस्करण इतिहास सुरक्षा के साथ एक ही पुस्तकालय के भीतर एक अलग फ़ोल्डर में, किसी अन्य पुस्तकालय में, या किसी भिन्न साइट पर ले जाएगा।

यह विधि अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए एकदम सही है, क्योंकि यह सरल और सीधी है। यह आपको फ़ाइलों और फ़ोल्डरों दोनों को कॉपी और स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। सबसे अच्छी बात यह है कि यह सामग्री प्रकार, कस्टम मेटाडेटा संस्करण इतिहास को बरकरार रखता है,तथागुणों द्वारा निर्मित, निर्मित, संशोधित और संशोधित। प्रतिलिपि कमांड करने के लिए, हालांकि, केवल सबसे हाल के संस्करण को बरकरार रखता है - मुख्य नकारात्मक पक्ष स्पष्ट रूप से यह तथ्य है कि यह विधि SharePoint ऑनलाइन के लिए विशिष्ट है।

3. सामग्री और संरचना प्रबंधित करें

यदि आप SharePoint सर्वर की प्रकाशन अवसंरचना सुविधा को सक्षम करते हैं, तो आप नेविगेट करते समय सामग्री और संरचना प्रबंधित करें लिंक देख पाएंगे साइट प्रशासन . इस सुविधा का उपयोग करके, आप दस्तावेज़ों को स्थानांतरित/कॉपी कर सकते हैं। यह सबसे अच्छे हैक्स में से एक है जो आपको गुणों द्वारा बनाए गए, बनाए गए, संशोधित और संशोधित संस्करण इतिहास को बनाए रखते हुए एक साथ कई दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने में मदद करेगा। इस पद्धति का उपयोग करके सामग्री-प्रकार और मेटाडेटा को भी बनाए रखा जाता है।

हालाँकि, आपको प्रकाशन सुविधा चालू करनी होगी। फिर भी, आप एकाधिक फ़ोल्डरों को स्थानांतरित करने में सक्षम नहीं होंगे। शायद इस पद्धति का सबसे बड़ा नकारात्मक पहलू यह है कि इसका उपयोग करने के लिए आपको साइट का स्वामी होना चाहिए। ओह, और यह केवल एक ही साइट के भीतर काम करता है।

4. सामग्री आयोजक

बस सामग्री आयोजक सुविधा को सक्रिय करें और फिर उन रूटिंग नियमों का चयन करें जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं और उस दस्तावेज़ को डाल दें जिसे आप ड्रॉप-ऑफ लाइब्रेरी में ले जाना चाहते हैं। यह विधि आपको दस्तावेज़ों को किसी अन्य साइट पर ले जाने की अनुमति भी देती है। इसे कॉन्फ़िगर करने में कुछ समय लगता है, लेकिन आपको इसे केवल एक बार करना होगा। यह सामग्री प्रकार और कस्टम मेटाडेटा को भी बरकरार रखता है।

हालांकि यह संस्करण इतिहास को बरकरार नहीं रखता है और इसके लिए एक व्यवस्थापक की आवश्यकता होती है, इसमें एक उपयोगी सुविधा है जो आपको अपने दस्तावेज़ को एक फ़ोल्डर में रूट करने की अनुमति देती है।

5. शेयरपॉइंट माइग्रेशन टूल

Microsoft जानता है कि SharePoint में दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करना थोड़ा मुश्किल हो सकता है। यही कारण है कि कंपनी मुफ्त के साथ आई SharePoint माइग्रेशन टूल . यह उपकरण छोटे से लेकर बड़े पैमाने के माइग्रेशन तक सब कुछ संभालता है जिसमें फ़ाइलें, फ़ोल्डर और यहां तक ​​कि आपकी SharePoint साइट की सूचियाँ भी शामिल हो सकती हैं। आइटम्स को OneDrive या SharePoint में ले जाया जाता है।

इस पद्धति का सबसे स्पष्ट लाभ बड़े प्रवासन को संभालने के लिए उपकरण की क्षमता है। यह भी बहुत अनुकूलन योग्य है और संस्करण इतिहास को बरकरार रखता है। हालांकि, यह 2013 से पहले के SharePoint संस्करणों के साथ संगत नहीं है। इसके विपरीत, कुछ तृतीय-पक्ष माइग्रेशन उत्पाद काफी अधिक अनुकूलन योग्य हैं।

6. तृतीय-पक्ष उत्पाद

अधिकांश गुणवत्ता वाले तृतीय-पक्ष दस्तावेज़ माइग्रेशन उत्पाद मुफ़्त नहीं हैं, लेकिन वे विशेष रूप से बड़े पैमाने पर माइग्रेशन के लिए काल्पनिक रूप से प्रदर्शन करते हैं। वे स्केलेबल और उच्च अनुकूलन योग्य होते हैं। इनमें से अधिकांश उत्पाद सामग्री प्रकार, मेटाडेटा, सभी गुण और संस्करण इतिहास सहित सब कुछ बनाए रखने में सक्षम हैं।

दूसरी ओर, इस पद्धति में पैसा खर्च होता है। जब आप इस तथ्य पर विचार करते हैं कि आप एक उपकरण के लिए भुगतान कर रहे हैं जो आपको दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने में मदद करेगा, तो आपको आश्चर्य होगा कि SharePoint पहले से ही उपयोगकर्ता के अनुकूल विकल्प के साथ क्यों नहीं आता है। यहां एक और नकारात्मक पहलू यह है कि तीसरे पक्ष के उत्पादों को उन्हें कॉन्फ़िगर करने और चलाने के लिए एक व्यवस्थापक की आवश्यकता होती है।

7. कस्टम समाधान

अंत में, आप REST API जैसी विभिन्न तकनीकों के माध्यम से अपने स्वयं के कस्टम समाधान को कोड कर सकते हैं। एंड-यूज़र को कुछ भी रूट करने की ज़रूरत नहीं है, आप जितना चाहें उतना कस्टमाइज़ कर सकते हैं, और आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दस्तावेज़ों के भीतर सब कुछ बरकरार है। दूसरी ओर, आपको कोड लिखने और कोड को बनाए रखने में कुछ समय बिताने और कोड करने में सक्षम होना चाहिए, जो उत्पाद अपडेट के समय विशेष रूप से मुश्किल हो सकता है।

अपना तरीका चुनें

SharePoint में दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने के लिए और भी तरीके हैं, लेकिन इनमें आपकी अधिकांश ज़रूरतें पूरी होनी चाहिए। विचार करें कि आपको पहले क्या चाहिए, और जल्द ही आपको पता चल जाएगा कि प्रत्येक के लिए किस विधि का उपयोग करना है।

आप इनमें से कौन सा तरीका पसंद करते हैं? क्या आपने एक से अधिक का उपयोग किया है? चर्चा करें।