Google पत्रक माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के समान है। हालाँकि यह Microsoft के लीगेसी एप्लिकेशन की हर सुविधा के साथ सीधे प्रतिस्पर्धा नहीं कर सकता है, शीट्स के पास एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट टूल है जो बजट को संतुलित करने, समीकरणों को निष्पादित करने और वास्तविक समय में डेटा का ट्रैक रखने में सक्षम है।
एक्सेल की कई विशेषताओं को शीट्स के अंदर दोहराया या प्रतिबिंबित किया जाता है, जिससे माइक्रोसॉफ्ट के उत्पादकता सूट से Google के अपने प्रसाद में स्विच करना आसान हो जाता है। मूल स्प्रैडशीट वाले उपयोगकर्ता (बिना कस्टम मैक्रोज़ या डिज़ाइन तत्वों के) वास्तव में बिना किसी समस्या या गड़बड़ के अपनी एक्सेल फ़ाइलों को सीधे शीट्स में आयात कर सकते हैं।
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स्प्रैडशीट उपयोगकर्ताओं की एक समस्या यह है कि कई स्रोतों से डेटा आयात और मिलान करने की प्रक्रिया में (उन कई कार्यों में से एक जो स्प्रैडशीट महान हैं), यादृच्छिक खाली कोशिकाओं, पंक्तियों और स्तंभों के प्रकट होने के लिए यह बिल्कुल भी असामान्य नहीं है दस्तावेज़ के अंदर। हालाँकि यह समस्या छोटी शीटों में प्रबंधनीय है, जहाँ आप केवल पंक्तियों को मैन्युअल रूप से हटा सकते हैं, यह एक बड़ी समस्या है जब यह बड़े दस्तावेज़ों में फ़सल हो जाती है।
हालाँकि, यदि आप उचित चरणों को जानते हैं, तो इन रिक्त स्थानों को हटाना त्वरित और आसान है। इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि ऑटो-फ़िल्टर का उपयोग करके अपने Google पत्रक दस्तावेज़ में सभी खाली पंक्तियों और स्तंभों को कैसे हटाया जाए।
सरल विधि
यदि आप अपनी सामग्री के नीचे की सभी खाली पंक्तियों को हटाने का प्रयास कर रहे हैं तो आप कर सकते हैं। सभी खाली कॉलम से छुटकारा पाने के लिए बस उस पंक्ति पर क्लिक करें जिसे आप शुरू करना चाहते हैं और निम्नलिखित कीबोर्ड कमांड का उपयोग करें:
सेब - कमांड + शिफ्ट + डाउन एरो
पीसी - कंट्रोल + शिफ्ट + डाउन एरो
एक बार ऐसा करने के बाद आप देखेंगे कि पूरी शीट हाइलाइट हो गई है। राइट-क्लिक करें और सभी पंक्तियों को हटाने के विकल्प का चयन करें। आपका तैयार उत्पाद इस तरह दिखेगा:
आप अपने डेटा के दाईं ओर सभी कॉलम के लिए भी ऐसा ही कर सकते हैं। ऊपर दिए गए समान आदेशों का उपयोग करते हुए, दायाँ तीर का उपयोग करें, सभी स्तंभों को हाइलाइट करें, राइट-क्लिक करें और हटाएं। यह एक बहुत साफ दिखने वाली डेटाशीट छोड़ देता है।
ऑटो-फ़िल्टर का उपयोग करना
एक ऑटोफिल्टर सेट करना
सीधे शब्दों में कहें; एक ऑटो-फ़िल्टर आपके एक्सेल कॉलम के अंदर मान लेता है और उन्हें प्रत्येक सेल की सामग्री के आधार पर विशिष्ट फ़िल्टर में बदल देता है- या इस मामले में, इसकी कमी।
हालांकि मूल रूप से एक्सेल 97 में पेश किया गया था, ऑटो-फ़िल्टर (और सामान्य रूप से फ़िल्टर) स्प्रैडशीट प्रोग्राम का एक बड़ा हिस्सा बन गए हैं, इसके बावजूद उपयोगकर्ताओं के छोटे अल्पसंख्यक जो उनके बारे में जानते हैं और उनका उपयोग करते हैं।
ऑटो-फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग कई अलग-अलग सॉर्टिंग विधियों के लिए किया जा सकता है। वास्तव में, वे सभी खाली कक्षों को सॉर्ट करने और आपकी स्प्रैडशीट के नीचे या ऊपर तक धकेलने के लिए पर्याप्त शक्तिशाली हैं।
- उस स्प्रैडशीट को खोलकर प्रारंभ करें जिसमें रिक्त पंक्तियाँ और स्तंभ हैं जिन्हें आप अपने दस्तावेज़ से हटाना चाहते हैं।
- एक बार दस्तावेज़ खुलने के बाद, अपनी स्प्रैडशीट के शीर्ष पर एक नई पंक्ति जोड़ें। पहले सेल (A1) में, आप अपने फ़िल्टर के लिए जो भी नाम इस्तेमाल करना चाहते हैं, उसे टाइप करें। यह उस फ़िल्टर का हेडर सेल होगा जिसे हम बनाने जा रहे हैं।
- नई पंक्ति बनाने के बाद, Google पत्रक के अंदर कमांड पंक्ति में फ़िल्टर आइकन ढूंढें। यह नीचे चित्रित है; इसका सामान्य स्वरूप एक उलटे त्रिकोण के समान होता है, जिसमें नीचे की ओर एक रेखा होती है, जो मार्टिनी ग्लास की तरह होती है।
इस बटन पर क्लिक करने से एक फ़िल्टर बन जाएगा, जो डिफ़ॉल्ट रूप से पैनल के बाईं ओर आपके कुछ कक्षों को हरे रंग में हाइलाइट करेगा। चूँकि हम चाहते हैं कि यह फ़िल्टर हमारे पूरे दस्तावेज़ में फैले, इसलिए फ़िल्टर आइकन के आगे छोटे ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें। यहां, आपको अपने फ़िल्टर बदलने के लिए कई विकल्प दिखाई देंगे। सूची में सबसे ऊपर, चुनें नया फ़िल्टर दृश्य बनाएँ।
आपका Google पत्रक पैनल आपके फ़िल्टर के मापदंडों को सम्मिलित करने के लिए एक प्रवेश बिंदु के साथ एक गहरे भूरे रंग का विस्तार करेगा और बदल जाएगा। यह महत्वपूर्ण नहीं है कि आप हर एक कॉलम को शामिल करें, लेकिन यह सुनिश्चित करें कि आपने अपने दस्तावेज़ में हर पंक्ति और कॉलम को शामिल किया है जिसमें रिक्त स्थान हैं। सुरक्षित होने के लिए, आपके पास बस फ़िल्टर आपके दस्तावेज़ की संपूर्णता को कवर कर सकता है। इसे अपने दस्तावेज़ में इनपुट करने के लिए, A1:G45 जैसा कुछ टाइप करें, जहाँ A1 प्रारंभिक सेल है और G45 अंतिम सेल है। आपके नए फ़िल्टर में बीच की प्रत्येक सेल का चयन किया जाएगा।
खाली कोशिकाओं को स्थानांतरित करने के लिए ऑटोफिल्टर का उपयोग करना
यह अगला बिट थोड़ा अजीब लग सकता है क्योंकि यह आपके डेटा को इस तरह से स्थानांतरित और पुनर्व्यवस्थित करेगा जो सबसे अच्छा और सबसे खराब विनाशकारी लगता है।
एक बार आपका फ़िल्टर चुने जाने के बाद, अपनी स्प्रैडशीट के A1 कॉलम में हरे रंग की ट्रिपल-लाइन आइकन पर क्लिक करें जहां आपने पहले एक शीर्षक सेट किया था। इस मेनू से सॉर्ट ए-जेड चुनें। आप देखेंगे कि आपका डेटा वर्णानुक्रम में चलता है, संख्याओं से शुरू होता है और उसके बाद अक्षरों से शुरू होता है।
इस बीच, रिक्त स्थान आपकी स्प्रैडशीट के निचले भाग में धकेल दिए जाएंगे। अपने स्प्रैडशीट कॉलम को कॉलम द्वारा तब तक सहारा देना जारी रखें जब तक कि आपके रिक्त सेल डिस्प्ले के निचले भाग में न चले जाएं और आपके पास Google शीट्स के शीर्ष पर प्रदर्शित डेटा का एक ठोस ब्लॉक न हो। यह संभवतः आपके डेटा को भ्रमित करने वाला, अपठनीय गड़बड़ बना देगा—चिंता न करें, यह सब अंत में काम करेगा।
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अपनी खाली कोशिकाओं को हटाना
एक बार जब आपकी रिक्त कोशिकाओं को आपकी स्प्रैडशीट के निचले भाग में ले जाया जाता है, तो उन्हें हटाना किसी अन्य सेल को हटाने जितना आसान होता है। अपनी स्प्रैडशीट पर उन रिक्त कक्षों को हाइलाइट करने और चुनने के लिए अपने माउस का उपयोग करें जिन्हें दस्तावेज़ के निचले भाग में ले जाया गया है।
रिक्त कक्षों की संख्या और आपकी स्प्रैडशीट के कार्य क्षेत्र के आधार पर, हो सकता है कि आप आस-पास के अधिक क्षेत्र को देखने के लिए अपने प्रदर्शन को थोड़ा ज़ूम आउट करना चाहें (क्रोम सहित अधिकांश ब्राउज़र आपको Ctrl/Cmd का उपयोग करके ज़ूम करने की अनुमति देते हैं और + और - बटन; आप Ctrl/Cmd को भी दबाए रख सकते हैं और अपने माउस या टचपैड पर स्क्रॉल व्हील का उपयोग कर सकते हैं)।
आसपास के रिक्त कक्षों का चयन करने के लिए क्लिक करें और दबाए रखें और अपने माउस को प्रत्येक कक्ष में खींचें। या, ऊपर सूचीबद्ध चरणों का पालन करके नीचे और अपने डेटा के दाईं ओर के सभी कक्षों को शीघ्रता से हटाएं।
एक बार हाइलाइट करने के बाद, रिक्त कक्षों को हटाने के लिए बस राइट-क्लिक करें।
अपनी स्प्रैडशीट का पुनर्गठन
अब जबकि आपने आपत्तिजनक रिक्त कक्षों को निकाल दिया है, आप अपनी स्प्रैडशीट को वापस सामान्य क्रम में पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं। फिल्टर के अंदर पहले से उसी ट्रिपल-लाइन वाले मेनू बटन पर क्लिक करने से आप केवल वर्णानुक्रम या विपरीत वर्णानुक्रम में व्यवस्थित कर पाएंगे। एक और सॉर्ट विकल्प है: अपने ऑटो-फ़िल्टर को बंद करना।
ऐसा करने के लिए, शीट्स के अंदर ऑटो-फ़िल्टर आइकन के आगे त्रिकोण मेनू बटन पर क्लिक करें। इस मेनू के अंदर, आपको अपने फ़िल्टर के लिए एक विकल्प दिखाई देगा (जिसे फ़िल्टर 1 कहा जाता है, या जो भी नंबर फ़िल्टर आपने बनाया है), साथ ही साथ कोई नहीं के लिए एक विकल्प भी दिखाई देगा। आपके द्वारा पहले लागू किए गए फ़िल्टर को बंद करने के लिए, बस इस मेनू से कोई नहीं चुनें।
आपकी स्प्रैडशीट जादू की तरह सामान्य हो जाएगी लेकिन रिक्त कक्षों के बिना, आपने पहले हटा दिया था।
हटाए गए सेल के साथ, आप अपनी स्प्रैडशीट में डेटा को फिर से व्यवस्थित करना और जोड़ना फिर से शुरू कर सकते हैं। यदि, किसी भी कारण से, इस पद्धति के कारण आपका डेटा खराब हो जाता है, तो इसे उलटना आपके दस्तावेज़ों के इतिहास में गोता लगाने और पहले की प्रतिलिपि पर वापस जाने जितना आसान है।
आप अपने डेटा को आसानी से इधर-उधर करने के लिए कॉपी और पेस्ट फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, बिना आपके पथ को अवरुद्ध करने वाले सैकड़ों रिक्त कोशिकाओं से निपटने के लिए। यह एक सही समाधान नहीं है, लेकिन यह आपके डेटा को आपके दस्तावेज़ में रिक्त कोशिकाओं के द्रव्यमान से ऊपर धकेलने का काम करता है। और दिन के अंत में, यह एक-एक करके पंक्तियों को बड़े पैमाने पर हटाने की तुलना में बहुत आसान है।
