पेशेवर रूप से ईमेल शुरू करने की कोशिश करना कोई आसान काम नहीं है। एक ईमेल शुरू करने से आप सीधे सबसे कठिन भाग के साथ आमने-सामने हो जाते हैं - परिचय। ईमेल की पहली कुछ पंक्तियाँ बनाना या तोड़ना हो सकता है, इसलिए एक मजबूत ईमेल खोलना महत्वपूर्ण हो सकता है, चाहे वह नौकरी के लिए आवेदन करना हो या क्लाइंट को ईमेल करना।
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फ्लिपसाइड पर, एक महान सलामी बल्लेबाज आपको प्राप्तकर्ता का प्यार दे सकता है, या ईमेल की सामग्री में ही वॉल्यूम बोल सकता है। यह सबसे सीधी प्रक्रिया नहीं हो सकती है, लेकिन एक बार जब आप सही ईमेल ओपनर को बंद कर देते हैं, तो आप अजेय हो जाएंगे। वहां पहुंचने में आपकी सहायता करने के लिए, पेशेवर रूप से अपना ईमेल शुरू करने में आपकी सहायता करने के लिए यहां हमारी शीर्ष युक्तियां दी गई हैं।
पेशेवर रूप से ईमेल कैसे शुरू करें:
व्यक्तिगत होने से डरो मत
बहुत औपचारिक होना अक्सर अनौपचारिक होने से कहीं अधिक खराब हो सकता है (एक हद तक - यो के साथ कभी भी ईमेल न खोलें!) यदि आप किसी को अच्छी तरह से जानते हैं या नियमित बातचीत कर रहे हैं, तो आपको प्रिय या से शुरू करने की आवश्यकता नहीं है - कुछ मामलों में आपको बिंदु पर पहुंचने से पहले किसी भी चीज़ के साथ ईमेल शुरू करने की भी आवश्यकता नहीं है।
दूसरे व्यक्ति के संदेशों को देखकर यह तय करने का एक अच्छा तरीका है कि कितना व्यक्तिगत होना चाहिए। अगर वे आपको नाम से संबोधित कर रहे हैं, तो उनके साथ भी ऐसा ही करें। सामान्य तौर पर, यदि आपके पास उनके साथ कोई पिछली बातचीत नहीं है, तो प्रिय से शुरू करें, और जैसे-जैसे बातचीत आगे बढ़ती है, उपयुक्त के रूप में कट जाती है।
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जानिए आप किसे संबोधित कर रहे हैं
यदि आप किसी को ईमेल भेज रहे हैं और आप उनका नाम जानते हैं, तो उसका उपयोग करें। यह अधिक व्यक्तिगत प्रतीत होगा, जैसे कि आपने अपना शोध किया है। इसमें उनका पहला नाम भी शामिल है - टू मिस्टर बॉन्ड कहीं भी जेम्स बॉन्ड के समान मिलनसार या प्रिय नहीं है।
इको डॉट सेटअप पूरा करने में असमर्थ
हालाँकि, यदि आप उनका नाम नहीं जानते हैं, तो अस्पष्ट रहें और डियर सर/मैडम, या डियर एक्स टीम जैसी किसी चीज़ का उपयोग करें, यदि यह किसी समूह या विभाग के लिए है। आप प्राप्तकर्ता के लिंग का अनुमान नहीं लगाना चाहते हैं, और यह एक उपयुक्त पेशेवर तरीके से अपना ईमेल शुरू करने का एक अस्पष्ट और सरल तरीका है। यह अपनी औपचारिकता में भी तटस्थ है, इसके विपरीत यह किससे संबंधित हो सकता है, जो लगभग हमेशा बहुत औपचारिक होता है।
अनुचित उद्घाटन से बचें
डियर या टू जैसे कुछ आजमाए हुए उद्घाटन हैं, लेकिन बहुत से अन्य से बचा जाना चाहिए। औपचारिक ईमेल के लिए बधाई और तारीफ बहुत अनौपचारिक हैं, और अनौपचारिक ईमेल के लिए बहुत औपचारिक हैं (और बल्कि पुरातन)। अरे या प्राप्तकर्ता का नाम किसी भी प्रकार के पेशेवर ईमेल के लिए बहुत अनुकूल है यदि आप पहले से ही उस व्यक्ति के साथ संवाद में शामिल नहीं हुए हैं, और गलत वर्तनी वाला नाम आपके ईमेल को अनदेखा करने का सबसे तेज़ तरीका है।
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एक दोस्ताना वाक्य शामिल करें
एक दोस्ताना वाक्य के साथ अपना ईमेल शुरू करना औपचारिकता के संदर्भ में और आप उस व्यक्ति को कितनी अच्छी तरह जानते हैं, दोनों के मामले में अपने ईमेल के स्वर को सुदृढ़ करने का एक शानदार तरीका है।
यदि आप उस व्यक्ति को नहीं जानते हैं, तो मुझे आशा है कि मैं आपको अच्छी तरह से ढूंढ़ने पर विचार कर रहा हूं या, यदि वे आपसे संपर्क करते हैं, तो मुझे ईमेल करने के लिए धन्यवाद। यदि आप उन्हें जानते हैं, तो दुनिया आपकी सीप है - शायद पिछले हफ्ते आपसे मिलकर मुझे बहुत अच्छा लगा। यह तुरंत आपको अधिक मित्रवत बना देगा, क्योंकि सीधे व्यापार में कूदना थोड़ा कठोर लग सकता है (जब तक कि आप जानबूझकर एक संक्षिप्त ईमेल नहीं लिख रहे हों)।
